Digitalisation des connaissances : enjeux et bonnes pratiques


Digitalisation des connaissances : enjeux et bonnes pratiques

Vous voulez refondre votre stratégie de knowledge management, mais vous hésitez encore à abandonner le papier pour le numérique ? Pour la première partie, vous avez raison de chercher à améliorer l’identification, la capitalisation, le partage et la gestion des connaissances de vos collaborateurs. La sauvegarde et la transmission des savoirs, des savoir-faire et des savoir-être évitent généralement de graves dysfonctionnements internes liés au turnover ou au phénomène de rupture générationnelle. Pour la deuxième partie, nous vous expliquons tout de suite les enjeux de la digitalisation des connaissances et les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour en faire un succès au sein de votre entreprise.

Quels sont les enjeux de la digitalisation des connaissances ?

La digitalisation des connaissances rentre dans une logique de knowledge management. Elle favorise donc la capitalisation, le partage, le transfert et la gestion des savoirs, savoir-faire et savoir-être au sein d’une entreprise. Avant de voir comment mettre en place cette démarche, clarifions les enjeux d’une bonne sauvegarde numérique du capital intellectuel interne et de l’expérience des collaborateurs.

Favoriser un meilleur transfert des savoirs pour optimiser la montée en compétences

Le premier enjeu de la digitalisation des connaissances est évidemment d’accélérer le transfert des savoirs. En effet, si les ressources intellectuelles de l’entreprise sont disponibles au format digital, l’accès à ces dernières devient plus facile pour les collaborateurs. Quelques clics suffisent alors pour trouver les bonnes informations et commencer à apprendre. L’autre avantage, c’est qu’un document numérique peut être consulté par plusieurs personnes en même temps. À l’échelle de l’entreprise, la capacité de montée en compétences des salariés se retrouve donc particulièrement optimisée. Avec des supports papier, il faudrait soit détenir plusieurs exemplaires en interne, soit faire des photocopies pour ne pas bloquer ceux qui veulent s’informer et s’autoformer de manière ponctuelle ou continue.

Faciliter l’intégration et l’adaptation des nouvelles recrues

La digitalisation des connaissances permet à n’importe quel collaborateur d’accéder aux bonnes informations quand il a besoin de comprendre un sujet, de régler une situation ou de monter en compétences. Cette centralisation numérique des savoirs est donc particulièrement utile lors de la période d’onboarding pour faciliter l’intégration des nouvelles recrues et leur adaptation au poste de travail. En ayant la possibilité de consulter les ressources laissées par leurs prédécesseurs ou leurs collègues, ces derniers peuvent effectivement se familiariser plus vite avec les spécificités liées à leur rôle dans l’entreprise, mais également avec le fonctionnement interne. Par ailleurs, étant donné la montée en puissance du télétravail, la dématérialisation des connaissances est encore plus la bienvenue. Grâce à celle-ci, un nouveau salarié à distance aura tout ce qu’il lui faut à portée de main pour intégrer un concept, une méthode, un processus, etc., et renforcer son savoir, son savoir-faire et son savoir-être malgré l’éloignement.

Réduire les risques de rupture générationnelle au sein de l’entreprise

Lorsqu’un salarié quitte son entreprise sans partager son savoir, la personne qui prend le relais doit repartir d’une feuille blanche. Si le successeur est issu d’une génération plus jeune et n’a pas suffisamment côtoyé son prédécesseur pour apprendre de lui, il y aura encore moins de continuité. Maintenant, répétez ce schéma sur plusieurs postes et vous tendrez inévitablement vers une rupture générationnelle en interne. Empêcher cette cassure brutale est l’un des principaux enjeux de la digitalisation des connaissances.

Réduire les risques de rupture générationnelle au sein de l’entreprise

En mettant en œuvre une politique de knowlegde management, vous favoriserez évidemment une meilleure transmission du savoir de chacun et permettrez aux remplaçants ou aux nouvelles recrues de reprendre le flambeau avec brio. Le grand avantage d’intégrer la digitalisation à cette démarche, c’est de rendre les ressources sauvegardées plus accessibles avec des documents stockés dans un endroit unique. Au-delà d’être écologique, opter pour le numérique au détriment du papier correspond aussi mieux à ce qu’attendent les collaborateurs d’aujourd’hui. Et forcément, plus vous vous adapterez aux habitudes des nouvelles générations, plus vous favoriserez un excellent transfert de connaissances vers celles-ci.

Rendre l’entreprise plus agile face aux changements et plus résiliente face aux crises


Grâce à la digitalisation des connaissances, le savoir et l’expérience de chaque salarié passé dans l’entreprise se conservent de manière pérenne. Le partage en interne aide ensuite chacun à trouver des solutions, à s’adapter aux situations et à monter en compétences facilement. En effet, au lieu de se retrouver coincés face à un problème, de manquer d’informations pour progresser et de tenter de réinventer la roue alors que ce n’est pas nécessaire, les collaborateurs peuvent s’appuyer sur les connaissances existantes digitalisées pour être plus efficaces et productifs au travail. Ils gaspillent ainsi moins de temps et d’énergie, tout en rendant leur fonctionnement plus fluide et en diminuant le risque de se tromper. À long terme, les équipes deviennent alors plus adaptables et plus réactives. La conséquence directe, c’est une entreprise qui gagne en agilité face aux changements et en résilience face aux crises.

Partager une vision commune et renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise

La digitalisation des connaissances implique la participation de tous les salariés. Outre le désir de conserver le capital intellectuel, les savoirs tangibles et l’expérience des équipes, cette démarche répond à une volonté de développer en interne une culture fondée sur des principes forts de collaboration, de partage et d’apprentissage mutuel. L’objectif de cette dernière est de permettre à chacun de s’enrichir continuellement, tout en contribuant à la progression des autres. Il s’agit donc d’un projet collectif donnant la possibilité de partager une vision commune et de renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Par conséquent, cela en fait un moteur important de motivation et de fidélisation.

Les 6 bonnes pratiques à respecter pour réussir une excellente digitalisation des connaissances

Après ce rappel détaillé des enjeux de la digitalisation des savoirs, il est temps de passer aux bonnes pratiques à respecter lorsque l’on souhaite sauvegarder les connaissances de ses collaborateurs au format numérique. Ces règles d’or sont au nombre de six. Découvrez-les immédiatement !

1. Réaliser un état des lieux des connaissances détenues par les collaborateurs

C’est la première étape de la digitalisation des connaissances : l’état des lieux. En effet, pour que le travail puisse être réalisé de manière efficace, il est obligatoire de commencer par recenser les savoirs, les savoir-faire et les savoir-être utiles que possèdent les salariés de l’entreprise. Des compétences techniques et comportementales (hard skills et soft skills) aux aptitudes hors du commun (mad skills), en passant par les connaissances acquises de manière informelle, vous devez absolument identifier et clarifier les domaines d’expertise de chacun. De plus, si des processus, des notes, des astuces, des bonnes pratiques, etc. ont été compilés par écrit, elles ne doivent pas vous échapper. Bref, intéressez-vous profondément à vos collaborateurs pour récolter ces informations !

2. Faire preuve de réalisme par rapport au travail de capitalisation digitale des connaissances

Après le recensement, place à la capitalisation. Et pour cette étape, il faut se montrer réaliste. Parmi les savoirs, savoir-faire et savoir-être identifiés en interne, lesquels sont vraiment exploitables et réutilisables ? Quels domaines d’expertise font partie intégrante de l’identité de votre entreprise et nécessitent absolument une sauvegarde de connaissances ? Vos réponses vous donneront la liste exacte de ce qu’il faut capitaliser en priorité. En comprenant la charge de travail à effectuer, vous pourrez ainsi mieux organiser le travail de digitalisation des connaissances.

3. Soigner la rédaction des documents digitaux qui contiennent les connaissances des collaborateurs

Mettre des connaissances par écrit, ça demande une rédaction soignée. Que les documents numériques soient des procédures, des modèles, des tutoriels, des check-lists, des fiches récapitulatives, des plans, des études, des dossiers, des outils de formation, etc., le contenu doit être clair, compréhensible, exploitable, adapté au contexte et en phase avec la réalité. Si en plus, vous apportez des éléments visuels et parlants (image, infographie, tableau, graphique, schéma, pictogramme, liste à puces, etc.) pour aérer et faciliter la lecture et l’assimilation, c’est encore mieux. Par ailleurs, le numérique permet de sauvegarder son savoir au format audio et vidéo. Dans ces cas de figure, les scripts doivent alors évidemment être rédigés en respectant les mêmes principes.

Soigner la rédaction des documents digitaux qui contiennent les connaissances des collaborateurs

4. Bien choisir sa plateforme numérique pour assurer une bonne digitalisation du savoir

Digitaliser son savoir, c’est évidemment utile pour conserver les connaissances que possèdent les salariés de l’entreprise. Néanmoins, si personne ne consulte les éléments stockés en ligne, le travail de dématérialisation réalisé ne sert pas à grand-chose. Pour donner envie à vos collaborateurs d’aller chercher l’information, il faut donc que la plateforme numérique retenue soit facile d’accès en local ou à distance, ergonomique, simple d’utilisation, sans bug et même responsive design pour une lecture sur ordinateur, tablette ou smartphone. Choisissez également bien les fonctionnalités. Par exemple, pour favoriser l’échange et le partage de connaissances entre collègues, vous pouvez rajouter des éléments de social learning (messagerie instantanée, forum, etc.). Si vous autorisez l’autocapitalisation des connaissances, il vaut mieux que le back-office soit facilement paramétrable. Vous comprenez l’idée : soignez au maximum l’expérience utilisateur et l’aspect pédagogique ! En fonction de votre budget et de vos besoins, vous opterez alors soit pour une solution clé en main qui répond à vos critères, soit pour un outil sur-mesure efficace.

5. Faire attention à la sécurité des informations disponibles au format numérique

La digitalisation des connaissances implique de faire attention à la sécurité informatique des informations stockées. Les documents et les données sauvegardées sont confidentiels. Ils doivent donc être protégés contre le piratage. Pour cela, il est primordial de s’assurer que la plateforme choisie est totalement fiable contre les risques de fuites. De plus, même si la confiance est de mise avec les collaborateurs, il faut aussi sensibiliser et responsabiliser ces derniers par rapport à l’usage qu’ils font du contenu à disposition. N’hésitez pas à leur rappeler la clause de confidentialité inscrite dans leur contrat et la loi de 2018 relative à la protection du secret des affaires. Pour accéder au savoir de l’entreprise, chacun doit évidemment avoir des codes personnels, mais des restrictions peuvent être appliquées selon la sensibilité de certaines informations.

6. Effectuer des mises à jour régulières du savoir disponible sur la plateforme digitale

Les contenus numériques sont facilement modifiables. Alors, exploitez cet avantage ! Une démarche de digitalisation des connaissances n’a pas de fin programmée. Dès que vous avez dématérialisé le savoir existant au sein de votre entreprise, le travail n’est pas vraiment terminé. Vous devez prévoir des mises à jour régulières pour rectifier des informations, préciser des éléments, ajouter des documents, etc. N’oubliez pas que la plateforme de connaissances est une base accessible à tous qui doit permettre à chacun d’être opérationnel et efficace dans son travail. C’est donc un référentiel commun qu’il faut entretenir à long terme, car si le savoir sauvegardé devient obsolète, il ne sera plus utile et perdra de son intérêt pour vos collaborateurs.

Digitalisation des connaissances : le mot de la fin

Grâce à cet article, vous connaissez désormais les enjeux de la digitalisation des connaissances et les bonnes pratiques à respecter pour en faire un succès. Néanmoins, il n’est pas toujours facile de mettre en œuvre une telle démarche au sein de son entreprise. Souvent, la meilleure option est de faire appel à un professionnel de l’exercice. Dans ce sens, si vous souhaitez vous faire accompagner pour digitaliser les savoirs de vos collaborateurs, Moortgat vous propose une offre de service répondant à ce besoin. Contactez-nous et nous serons ravis d’en discuter avec vous !

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