Onboarding à distance : comment intégrer un télétravailleur ?


Onboarding à distance : comment intégrer un télétravailleur ?

Vous souhaitez que vos nouveaux remote worker prennent rapidement leurs marques au sein de votre entreprise ? Vous savez qu’une prise de poste en télétravail n’est pas simple à appréhender et désirez intégrer vos recrues avec brio malgré l’éloignement ? Alors, il va falloir peaufiner votre onboarding à distance ! Cette étape de démarrage est le crash-test du mariage entre votre société et le salarié fraîchement arrivé. Si vous parvenez à créer une immersion totale de ce dernier au sein de vos équipes, la collaboration sera fructueuse. Si vous échouez, c’est un divorce prématuré qui vous attend. Comment réussir un onboarding à distance pour favoriser une parfaite intégration de son télétravailleur ? C’est parti pour les explications !

Enjeux et défis de l’onboarding à distance : commençons par faire le point !

L’essor du télétravail impacte fortement les processus d’intégration en entreprise. En présentiel, on reste proche de sa nouvelle recrue. On peut communiquer en face-à-face, présenter physiquement les collègues, montrer et expliquer directement comment fonctionnent les choses en interne, guider et épauler en cas de difficultés, observer le comportement au travail, etc. Bref, en faisant les efforts suffisants, il est facile d’aider quelqu’un à s’intégrer. Pour l’entreprise, les principaux enjeux de l’onboarding sont alors les suivants :

  • rendre le collaborateur opérationnel et performant aussi vite que possible pour tirer profit de ses qualités ;

  • mettre à l’aise le nouveau talent pour éviter un départ précipité qui ruinerait tout le travail des équipes de recrutement ;

  • créer un sentiment d’appartenance à l’entreprise pour donner envie à la recrue de s’engager sur la durée ;

  • renforcer l’image de la société et le côté attractif de la marque employeur.

En revanche, si le collaborateur fraîchement embauché est un remote worker, l’éloignement complique toute la démarche. Il faut alors s’adapter au contexte en mettant en place un onboarding à distance. D’autres grands défis font ainsi leur apparition sur le plan de l’intégration. Nous pouvons notamment citer les suivants :

  • maintenir une bonne communication malgré la séparation pour éviter les incompréhensions, mais surtout débuter la collaboration sur des bases saines et transparentes ;

  • réduire le sentiment d’isolement du télétravailleur pour lui offrir les meilleures chances de trouver sa place au sein de l’équipe ;

  • aider le nouveau salarié à prendre ses marques en télétravail pour qu’il puisse rapidement exploiter son potentiel ;

  • faire en sorte que la recrue dispose d’équipements et d’outils à la fois adaptés et fonctionnels pour travailler efficacement à distance, mais aussi s’assurer que les conditions de télétravail sont optimales ;

  • permettre au collaborateur de s’imprégner de la culture d’entreprise, de comprendre les procédures internes et de se familiariser avec les règles de travail en dépit de sa non-présence dans les locaux de la société.

Les 5 bonnes pratiques à mettre en œuvre pour réussir l’intégration d’un télétravailleur

Maintenant que nous avons clarifié les enjeux et les défis de l’onboarding à distance, vous savez que vous ne pouvez pas vous permettre de bâcler l’intégration de vos nouveaux télétravailleurs. Découvrez donc immédiatement les 5 bonnes pratiques à mettre en œuvre pour que n’importe quelle recrue en remote se sente rapidement comme un poisson dans l’eau au sein de votre entreprise… et ce, malgré l’éloignement !

1. Planifier sa stratégie d’onboarding à distance en impliquant RH, managers et collaborateurs

La réussite d’un onboarding à distance passe forcément par une bonne préparation. Néanmoins, même si les responsables de la stratégie RH pilotent le plan d’action, les managers doivent être impliqués. Au quotidien, ce sont ces derniers qui géreront les télétravailleurs. Le succès d’une immersion totale au sein de l’entreprise dépendra donc en très grande partie de leur capacité à accompagner la recrue malgré l’éloignement. Dans ce sens, au moment de construire un parcours d’intégration à distance, il est primordial de se rapprocher des managers pour définir les étapes clés de l’onboarding. Si des spécificités peuvent être introduites selon le poste occupé par le nouvel arrivant, il conviendra d’automatiser certaines actions cruciales comme les tâches administratives, la préparation du matériel ou encore la présentation de l’entreprise.

Évidemment, plusieurs collaborateurs seront impliqués. Par exemple, le service informatique sera sollicité pour fournir l’équipement et les accès aux outils internes. Pour s’assurer que toutes les personnes concernées soient bien sur la même longueur d’onde et jouent leur rôle correctement dans l’intégration d’un remote worker, il peut par ailleurs être intéressant de rédiger et de diffuser un guide des rituels à respecter. Envoyer un e-mail de rappel aux parties prenantes quelques jours avant l’arrivée du nouveau salarié sera également une bonne idée !

2. Prévoir une étape de pré-boarding pour démarrer la collaboration à distance sur de bons rails

« Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une première bonne impression. » Vous connaissez cet adage ? Alors, soyez aux petits oignons quand vous préparez l’arrivée d’un télétravailleur au sein de votre entreprise ! Constater que quasiment rien n’a été organisé pour sa venue se classe dans le haut du panier des mauvaises expériences à vivre lors d’un premier jour de travail. En matière d’image, c’est catastrophique ! C’est d’ailleurs encore plus vrai avec l’éloignement qui vient compliquer la situation.

Prévoir une étape de pré-boarding pour démarrer la collaboration à distance sur de bons rails

Mais alors, comment éviter le fiasco d’un démarrage cauchemardesque et s’assurer que la collaboration commence sur les bons rails ? La réponse : en ajoutant une étape de pré-boarding pour ne pas se retrouver à devoir effectuer des tâches pénibles et régler des problèmes stressants dès le départ. Eh oui, l’onboarding à distance, c’est aussi savoir prévoir ! Dans ce sens, voici une check-list des bonnes pratiques à respecter avant de débuter une collaboration avec un remote worker :

  • confirmer les conditions de travail (espace de travail, horaires, etc.) et le mode d’organisation du salarié en distanciel (sédentaire à domicile, nomade en France, sédentaire à l’étranger, nomade à l’international) ;

  • vérifier et envoyer l’équipement informatique, les codes d’accès aux outils et aux réseaux internes, les identifiants personnels et tous les éléments nécessaires pour pouvoir travailler correctement ;

  • finaliser toute la paperasse administrative (contrat, mutuelle, règlement intérieur, clause de confidentialité, inscription CSE, documents légaux à fournir, etc.) avec idéalement la signature électronique ;

  • faire parvenir par e-mail une présentation de l’entreprise, un livret d’accueil, un trombinoscope, la liste des contacts internes, un rappel de la fiche de poste et des missions, le planning des premiers jours (et notamment du parcours d’intégration en télétravail) et toutes les informations indispensables ;

  • annoncer en interne l’arrivée du nouveau collègue télétravailleur en précisant son prénom, son nom, son poste et ses missions.

En plus de toutes ces actions essentielles pour bien intégrer une recrue malgré la distance, vous pouvez aussi expédier un kit de bienvenue avec des goodies corporate utiles (stylo, carnet, clé USB, mug, etc.).

3. Prendre du temps pour accueillir le nouveau télétravailleur lors de son arrivée

Si vous avez respecté les bonnes pratiques du pré-boarding à distance, votre nouveau collaborateur est prêt à commencer son aventure de télétravailleur au sein de votre entreprise. Votre mission d’intégration est néanmoins loin d’être terminée. Vous devez désormais gérer la journée d’arrivée du salarié. Et tout commence par un accueil chaleureux ! Ainsi, la première action à effectuer le jour J est d’envoyer un message de bienvenue. Dans la foulée, il est primordial d’appeler votre recrue pour faire un point. Idéalement, nous vous conseillons d’utiliser un outil de visio pour cette conversation d’information.

Après les formules de politesse, mettez rapidement votre interlocuteur à l’aise. Devoir commencer un nouvel emploi en télétravail peut provoquer un peu d’appréhension. Le mieux est donc de prendre la check-list de pré-boarding et de vérifier les étapes une par une :

  • Les documents, équipements, outils, accès, goodies, etc. ont-ils bien été reçus ?

  • Est-ce que tout est fonctionnel ?

  • La partie administrative est-elle réglée ?

  • Y a-t-il des problèmes, des incompréhensions ou des questions ?

  • Etc.

Bref, en deux mots : clarifiez et résolvez ! Par la suite, passez au programme d’onboarding à distance et expliquez à votre nouveau télétravailleur ce qui l’attend en matière d’intégration : rendez-vous par visio avec ses collègues, existence d’un parrain pour l’aider à trouver sa place, sessions de formation, etc. N’oubliez pas non plus la présentation de l’entreprise (histoire, valeurs, vision, projets, produits, organisation, etc.), du fonctionnement interne (codes, procédures, outils, ressources, etc.) et du rôle de votre recrue (missions, objectifs, etc.). Si besoin, vous pouvez évidemment fournir de la documentation supplémentaire (newsletters, plaquettes, templates, etc.). En revanche, même si le but est de diffuser la culture d’entreprise, inutile de survendre votre société.

4. Humaniser l’onboarding à distance pour inclure le remote worker sans l’étouffer

La bonne intégration d’un salarié et la transmission de la culture d’entreprise se font en grande partie grâce aux interactions avec les collaborateurs plus anciens. Il n’est toutefois pas si simple de créer du lien avec des personnes que l’on ne connaît pas. D’autant plus dans une situation de télétravail où on est éloigné des autres. Dès le premier jour, aidez donc votre nouveau remote worker à se socialiser en le mettant en relation avec ses collègues de travail. Si vous utilisez un outil de messagerie instantanée en interne, servez-vous-en à cet effet. C’est un excellent début pour encourager les prises de contacts et les discussions.

Humaniser l’onboarding à distance pour inclure le remote worker sans l’étouffer

Mais c’est encore loin d’être suffisant ! Durant les premières semaines, votre recrue va devoir prendre ses marques et aura probablement de nombreuses questions pour appréhender l’écosystème interne. Pour écarter les risques d’isolement, de solitude et d’incompréhension, il est ainsi primordial d’humaniser votre processus d’onboarding à distance en multipliant les interlocuteurs. Dans ce sens, voici une liste d’actions-clés que vous pouvez mettre en œuvre rapidement :

  • prévoir des échanges réguliers entre le nouveau télétravailleur et son manager pour éviter un sentiment de délaissement et s’assurer que la mayonnaise prend ;

  • nommer un parrain qui jouera le rôle de mentor et de référent tout au long du processus d’intégration à distance ;

  • organiser des rencontres virtuelles entre la recrue et ses collègues de travail pour créer un premier contact visuel et mieux comprendre la fonction de chacun ;

  • planifier un e-événement d’intégration (petit-déjeuner virtuel, team-building à distance, etc.) pour se découvrir dans un cadre détendu et favoriser la cohésion de groupe ;

  • inviter l’onboardé à participer à des réunions de travail en tant qu’observateur (et même acteur s’il se sent prêt) pour qu’il se familiarise avec les projets en cours, s’imprègne des méthodes internes de travail et se mette petit à petit dans le bain.

Malgré tous ces conseils, faites attention à ne pas étouffer le nouvel arrivant. Laissez-lui suffisamment d’autonomie pour respirer et trouver ses repères. Vous ne l’aiderez pas à assimiler les nombreuses informations si vous le noyez avec un trop-plein de réunions en ligne. Enfin, n’oubliez pas qu’un parcours d’onboarding à distance n’est pas forcément individuel. Pour que l’expérience soit moins intimidante, il peut également être intéressant de monter des sessions collectives incluant tous les employés qui ont commencé récemment.

5. Fixer les premiers objectifs et suivre régulièrement l’évolution de l’onboardé en télétravail

Votre nouvelle recrue est sûrement très motivée à l’idée de démarrer la collaboration en télétravail. Pour qu’elle s’acclimate rapidement à son poste, ne tardez donc pas à lui fixer ses premiers objectifs. Un salarié à distance a besoin de savoir exactement où il va. Si l’horizon n’est pas suffisamment clair, il peut ressentir du doute, du stress et de la frustration. Face à ce constat, commencez par lui prévoir un plan de formation concret pour qu’il puisse monter en compétences sur les outils ou les sujets essentiels. Précisez-lui ensuite la deadline à laquelle il doit être pleinement opérationnel. En parallèle, incluez-le rapidement aux projets en cours et donnez-lui progressivement du travail pour se mettre dans le bain.

Votre onboardé est très probablement impatient de vous démontrer ses capacités, alors laissez-le exprimer son potentiel à travers des missions sérieuses. Les premières victoires lui apporteront de la confiance et de la sérénité. D’ailleurs, vous les célébrerez avec toute l’équipe ! Dans la pratique, faites attention à trouver le bon équilibre en accompagnement et autonomie. Si vous êtes trop sur le dos de votre nouvelle recrue, vous l’étoufferez. Si elle est livrée à elle-même et doit toujours se débrouiller seule, vous renforcez son sentiment d’isolement. Tout au long de la période d’onboarding à distance, la meilleure stratégie est donc d’assurer un suivi régulier de l’évolution du remote worker, mais sans se montrer oppressant.

Idéalement, convenez d’un planning incluant des moments d’échanges pour faire le point sur l’avancée des tâches confiées et évaluer l’adaptation au poste en télétravail. Au cours des discussions avec la recrue, cherchez à comprendre comment elle vit son arrivée dans l’entreprise, vérifiez que les enjeux ont bien été saisis, donnez du feedback constructif et des conseils pour progresser, faites preuve d’encouragement, répondez aux questions et débloquez les situations qui posent problème. En dehors des entretiens programmés, prenez régulièrement des nouvelles pour maintenir la communication et favoriser l’intégration de votre onboardé. Évidemment, restez aussi disponible que possible et soyez à l’écoute des besoins formulés.

Onboarding à distance: le mot de la fin

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour intégrer avec brio un collaborateur en télétravail. Notre ultime conseil pour vous assurer qu’une recrue s’immerge du mieux possible au sein de vos équipes malgré l’éloignement, c’est le suivant : sondez et demandez du feedback aux arrivants sur votre processus d’onboarding à distance. Celui-ci possède sûrement des axes d’amélioration et doit rester évolutif. Enfin, si vous souhaitez aller plus loin, notez que chez Moortgat nous avons conçu des modules de formation sur les bonnes pratiques du télétravail et le management à distance. N’hésitez donc pas à nous contacter pour en savoir davantage !

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