Comment animer une formation à distance ? Découvrez la méthode complète

9 minutes

Constantin Moortgat

30 novembre 2022

SOMMAIRE

Ce n’est pas un secret : la formation à distance est de plus en plus plébiscitée au détriment des cours en salle. Néanmoins, même si de nombreuses personnes apprécient les parcours e-learning pour apprendre seules grâce à des programmes clés en main et des vidéos enregistrées, beaucoup d’individus préfèrent monter en compétence avec un formateur présent en direct.

Les approches pédagogiques en face à face par visio ou en classe virtuelle prennent alors tout leur sens, mais l’enseignement derrière un écran ne s’improvise pas. Le format est trop spécifique. Il répond à des règles particulières et nécessite une certaine maîtrise. Vous n’êtes pas habitué à ce genre d’exercice et vous vous demandez comment animer une formation à distance ? Découvrez la méthode complète.

Comment animer une formation à distance ? Découvrez la méthode complète

Préparer sa formation à distance : une étape indispensable

Pour animer une formation à distance avec brio, le travail commence bien avant le jour J. Voici les actions à réaliser en amont de vos cours virtuels.

Construire un programme pédagogique aux petits oignons pour éviter d’improviser durant son animation

Quand elles suivent une formation, beaucoup de personnes n’arrivent pas à rester concentrées durablement. À distance, les tentations d’évasion sont plus grandes que lors d’un cours en salle. Si vous voulez maintenir vos stagiaires focus derrière leur écran, vous devez donc absolument éviter d’animer sur un rythme décousu. Il faut du dynamisme et de l’enchaînement.

Face à ce constat, oubliez l’improvisation, mais misez plutôt sur un programme pédagogique bien ficelé. En effet, plus vous définirez avec précision votre plan de cours, les points clés à aborder et les activités à proposer, plus vous maximiserez vos chances de conserver l’attention de vos élèves. Afin de choisir les bonnes approches, prenez en considération 4 éléments :

  1. Les objectifs pédagogiques ;
  2. Le profil des apprenants ;
  3. Le nombre de participants ;
  4. Les spécificités du format en distanciel.

En comprenant au préalable les besoins, les spécificités et le niveau de votre public, il vous sera possible de prévoir les éléments à utiliser, mais aussi d’adapter votre approche. En tenant compte de la taille du groupe et des particularités des cours e-learning en direct ou des classes virtuelles, vous pourrez vous servir des bons ingrédients avec le bon dosage. Bref, avec une préparation aux petits oignons, animer une formation à distance deviendra plus facile.

Réaliser des tests techniques et soigner son espace de travail pour animer une formation à distance dans les meilleures conditions

À distance, le formateur doit maîtriser son environnement technique pour pouvoir assurer ses cours en étant vu et entendu par l’ensemble des participants. Si son matériel ne fonctionne pas ou si les bugs sont trop nombreux, il ne pourra pas se concentrer à 100 % sur ses stagiaires. L’expérience sera donc mauvaise pour les apprenants.

Ainsi, comme vous serez dépendant de la technologie pour enseigner, vous devez absolument tester votre équipement avant de démarrer la moindre session. Connexion internet, micro, webcam, outil de visio, plateforme e-learning, etc., soyez certain que tout est parfaitement opérationnel au niveau :

  • du son ;
  • de l’image ;
  • des fonctionnalités de communication ou de partage de documents ;
  • des autres aspects que vous estimez essentiels.

Par ailleurs, soignez aussi votre espace de travail et installez-vous dans un endroit où vous ne serez pas dérangé. Tout ce qui est visible ou audible en dehors de la formation est un risque pour l’attention. Les personnes qui suivent votre enseignement ne doivent donc pas être perturbées par le décor de votre bureau, l’arrière-plan de votre écran, un mauvais éclairage ou des bruits de fond.

Travailler son attitude, sa posture et son regard pour être à l’aise en donnant une formation en ligne

Animer une formation à distance peut être déstabilisant. Néanmoins, vos stagiaires ne doivent jamais sentir que vous ne maîtrisez pas les événements. C’est pourquoi il vaut mieux vous préparer à l’exercice. Afin de vous conditionner à être à l’aise quand vous prenez la parole, entraînez-vous d’abord à :

  • poser votre voix ;
  • articuler ;
  • adopter une bonne posture ;
  • contrôler votre gestuelle.

Travailler son attitude, sa posture et son regard pour être à l’aise en donnant une formation en ligne

Anticipez aussi les éventuelles questions auxquelles vous serez confronté, ainsi que le genre d’individus que vous aurez en face. En faisant cela, vous gagnerez en confiance et pourrez afficher une attitude moins stressée face à votre auditoire. Par ailleurs, n’oubliez pas qu’en visio, on fixe la caméra et non l’écran quand on parle. Si vous ne suivez pas ce conseil, vous donnerez l’impression d’avoir le regard perdu. Vous serez donc moins captivant.

Envoyer aux apprenants un e-mail d’invitation complet à la formation en ligne… avec un guide technique

C’est le b.a.-ba, mais il est toujours bon de le rappeler : les gens ont mille choses à penser au quotidien et ont besoin que vous leur donniez des informations précises concernant la tenue et le déroulé de la formation à distance. Quelques jours avant l’événement, envoyez donc un e-mail complet à tous les participants. Dans celui-ci, indiquez au minimum :

  • la date et l’horaire du cours virtuel ;
  • le lien de connexion ;
  • le programme pédagogique ;
  • le déroulé de la formation.

En pièce jointe de votre message, vous pouvez ajouter toute documentation que vous jugez nécessaire. À ce propos, il est fortement conseillé de fournir un petit guide technique avec la procédure pour :

  • se connecter à la plateforme e-learning ou à l’outil de visio ;
  • tester ses équipements (matériel compatible, webcam, micro, connexion internet, etc.) ;
  • prendre la main sur les fonctionnalités intégrées (messagerie instantanée, partage d’écran, envoi et téléchargement de documents, etc.).

Que faire le jour J pour bien animer une formation à distance ?

Animer une formation à distance est un exercice en plusieurs étapes. Celles-ci vont de l’accueil à la clôture, en passant évidemment par l’enseignement. Pour vous en tirer efficacement le jour J, voici les actions que vous devez absolument réaliser lorsque vous serez connecté avec les apprenants pour leur dispenser votre cours virtuel.

Étape 1. Soigner l’accueil et s’assurer de la bonne prise en main des outils par les participants

Le lancement de votre formation en ligne va conditionner le reste de l’expérience. Vous ne devez donc pas le rater. En ce sens, la première chose à faire le jour J est d’instaurer rapidement un climat rassurant pour les participants. Cela passe par un accueil chaleureux, poli et bienveillant :

  • être souriant ;
  • dire bonjour aux personnes qui entrent dans la salle virtuelle ;
  • demander si tout va bien ;
  • etc.

La suite, c’est de vous assurer que vos stagiaires soient tous présents derrière leur écran et arrivent à :

  • se connecter ;
  • vous voir et vous entendre ;
  • parler dans le micro ;
  • prendre en main les fonctionnalités de votre plateforme LMS (visio, partage d’écran, chat, etc.).

Si certains rencontrent des difficultés techniques, aidez-les. Si vous attendez des personnes pour vous rejoindre, prévenez les autres. Une fois que tout le monde est opérationnel, présentez-vous et faites un tour de table des participants pour établir un premier contact commun. Vous commencerez ainsi à créer du lien et à mettre vos interlocuteurs dans le bain. Bref, soyez attentif et réunissez d’entrée de jeu toutes les conditions pour éviter les risques d’isolement ou de décrochage dès le démarrage.

Étape 2. Rappeler précisément les objectifs, le déroulé pédagogique et les règles de la formation à distance

Poser le cadre est une partie importante lorsque l’on se retrouve à animer une formation à distance. Dès que tout le monde est prêt, vous ne devez donc pas commencer le cours immédiatement. Si vous voulez garantir une expérience optimale pour chacun, il est d’abord nécessaire de rappeler précisément les points suivants aux participants :

  • les objectifs de la formation que vous dispensez ;
  • le déroulé du programme pédagogique (contenu, organisation, durée, etc.) ;
  • les règles communes à respecter par les apprenants (ne pas faire autre chose en même temps, signaler lorsque l’on veut intervenir, ne pas laisser son micro ouvert quand on ne parle pas, etc.).

D’autre part, n’hésitez pas à donner des conseils pour suivre la formation correctement derrière son écran et s’adapter aux spécificités du contexte virtuel.

Étape 3. Pratiquer un enseignement dynamique qui favorise l’interaction et encourage la participation

Animer une formation à distance est un exercice d’équilibre et de dosage. Pour amener les apprenants avec soi, il est nécessaire d’avoir une bonne structure. Plus votre enseignement et votre discours seront cadrés, moins votre audience sera perdue. En revanche, si vous vous contentez de dérouler des slides et de dispenser votre cours sur un ton monotone, le risque de décrochage augmentera.

Ainsi, il faudra jongler habilement entre les phases essentielles de démonstration, les moments où vous solliciterez vos interlocuteurs pour créer de l’interaction et les instants où vous encouragerez la participation spontanée. Les clés du succès pour garder tout le monde focus et favoriser l’engagement seront alors :

  • votre capacité à apporter du dynamisme dans votre enseignement ;
  • votre aptitude à alterner intelligemment la théorie, la pratique et le social learning ;
  • votre faculté à gérer correctement le rythme de la formation.

Pratiquer un enseignement dynamique qui favorise l’interaction et encourage la participation

En ce sens, bien qu’il soit agréable de vous écouter parler, vous ne devez pas monopoliser la parole. Il faudra aussi la donner au bon moment. Planifiez donc des pauses durant vos interventions pour :

  • proposer des activités qui amènent à la réflexion et à la collaboration (quiz, exercices d’application, jeux de rôle, travaux de groupe, etc.) ;
  • demander aux stagiaires leur opinion sur un sujet ;
  • encourager les retours d’expérience ;
  • répondre aux interrogations ;
  • ouvrir des débats en vous appuyant sur des remarques apparues dans le chat ;
  • etc.

Bref, faites en sorte que l’expérience d’apprentissage soit placée sous le signe de la discussion et d’une communication optimale entre tous. Par ailleurs, n’oubliez pas que le format virtuel vous offre de nombreuses possibilités pour capter l’attention de votre public. En prenant soin de ne pas vous éparpiller (car tout ce que vous mettez en place doit répondre à l’objectif défini en amont), vous pouvez notamment :

  • utiliser des éléments variés pour illustrer vos propos (texte, image, audio, vidéo, etc.) ;
  • apporter de la gamification ;
  • partager votre écran ;
  • envoyer des documents ;
  • réaliser des sondages en direct ;
  • exploiter les différentes fonctionnalités de votre plateforme LMS ou outil de visio (tableau blanc, pointeur, surligneur, etc.).

Étape 4. Synthétiser, évaluer, projeter et demander du feedback pour clôturer sa formation à distance

Bien animer une formation à distance, c’est aussi savoir conclure correctement. Vous ne pouvez pas terminer le programme et vous déconnecter sans réaliser quelques actions importantes. Tout d’abord, une fois que vous arrivez à la fin de vos explications et avez répondu à toutes les questions, faites une synthèse orale. Pour cela, reformulez les idées principales et rappelez les points essentiels à retenir.

Par la suite, faites une évaluation sommative pour mesurer les acquis et déterminer si les apprenants ont bien intégré les notions clés. Selon la situation, réexpliquez ce qui a mal été compris et donnez des pistes d’amélioration. Dans une logique de projection, vous pouvez également indiquer des ressources pour prolonger la montée en compétence et orienter vers des formations complémentaires utiles pour les participants.

Enfin, n’oubliez pas que l’animation d’une formation à distance peut être perfectionnée en continu pour offrir une expérience d’apprentissage optimale. Ainsi, la dernière chose à faire avant de dire au revoir aux participants est de leur demander du feedback pour que vous puissiez évaluer le degré de satisfaction par rapport :

  • à la qualité et la pertinence du contenu pédagogique ;
  • à l’adéquation avec les objectifs initiaux ;
  • au sentiment d’avoir acquis de nouvelles connaissances ;
  • à la qualité de l’enseignement ;
  • à l’organisation logistique ;
  • etc.

Dans cette optique, vous pouvez faire un tour de table pour en discuter, mais faire remplir un questionnaire de satisfaction sera encore mieux si vous voulez analyser à froid.

Comment animer une formation à distance : le mot de la fin

Si vous êtes amené à animer une formation à distance, vous connaissez désormais la méthode complète pour y arriver brillamment. Chez Moortgat, nous sommes spécialistes de la création de dispositifs de montée en compétence en blended learning et en e-learning. Nous sommes aussi experts de la digitalisation des savoirs et du transfert de connaissances. Si vous souhaitez approfondir le sujet de l’animation d’une formation virtuelle ou vous perfectionner dans ce domaine, nous sommes donc bien placés pour vous répondre. Alors, n’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.

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