Comment gérer des équipes dispersées au sein d’une entreprise multisite ?

7 minutes

Constantin Moortgat

17 décembre 2024

SOMMAIRE

Votre société s’étend sur le territoire national ou se développe à l’international ? Vos collaborateurs ne travaillent pas tous physiquement au même endroit ? Alors, vous évoluez dans un environnement multisite.

En effet, une entreprise multisite est par définition une structure qui possède des locaux éparpillés sur plusieurs zones géographiques. Elle a donc diverses localisations pour ses activités. À celles-ci, nous pouvons ajouter les lieux qui accueillent les télétravailleurs, les salariés en déplacement et les prestataires externes.

Ce type d’organisation offre d’énormes avantages. Par exemple, être implanté sur différents secteurs ou présent dans de nombreux pays permet d’améliorer la relation client grâce à une proximité renforcée. Néanmoins, avec l’éclatement du collectif au sein de la firme, manager des équipes multisites reste un défi complexe, car il faut coordonner et diriger ses troupes à distance.

Le succès de la collaboration repose donc essentiellement sur la capacité à communiquer, impliquer et accompagner malgré l’éloignement. Alors, comment gérer des équipes dispersées sur plusieurs sites ? Éléments de réponse.

Comment gérer des équipes dispersées au sein d’une entreprise multisite ?

Comment optimiser dès le départ la collaboration au sein d’une entreprise multisite ?

Le déploiement d’une organisation de travail multisite doit toujours être pensé au préalable. C’est primordial pour faciliter le management de projet à distance et la gestion d’équipe au quotidien. Ainsi, si vous voulez optimiser le collaboratif malgré la dispersion des ressources, définissez un cadre clair en concertation avec les individus concernés par l’éloignement géographique.

Clarifier le cadre organisationnel de l’entreprise multisite…

Dans un environnement multisite, il est essentiel de prendre du recul sur le fonctionnement organisationnel pour tout clarifier dès le départ avec chaque collaborateur. Nous parlons ici des :

  • personnes basées au siège ;
  • salariés de filiales, succursales ou agences locales ;
  • employés de réseaux de franchise ;
  • individus en télétravail ;
  • consultants ou commerciaux en déplacement ;
  • prestataires de services en cas d’externalisation d’activités ;
  • etc.

Pour que ces différents intervenants puissent travailler ensemble de manière synchrone et coopérer efficacement, ils doivent viser les mêmes buts, partager des valeurs communes et adopter une méthodologie harmonisée. Au sein de votre structure multisite, vous avez donc intérêt à :

  • définir des objectifs clairs et sensés pour tout le monde ;
  • bien déterminer les missions individuelles et collectives ;
  • délimiter précisément les rôles stratégiques et opérationnels de chacun ;
  • établir des règles cohérentes applicables à l’ensemble du groupe ;
  • mettre en place des processus inter site, tout en vous adaptant aux spécificités locales intra site ;
  • instaurer une culture d’entreprise collaborative ;
  • etc.

… en impliquant les collaborateurs dans la prise de décision

Si vous voulez atteindre les objectifs fixés avec des équipes réparties géographiquement, la conduite du changement doit être impulsée par la direction. L’appui de vos services supports (RH, DSI, etc.) et de vos managers sera également crucial.

Toutefois, nous vous conseillons fortement d’impliquer l’ensemble des acteurs dans la prise de décision, et ce quel que soit leur niveau hiérarchique. En effet, qui dit entreprise multisite, dit souvent :

  • diversité culturelle ;
  • complexité du travail à distance ;
  • management transversal.

Pour collaborer efficacement, tout ne peut donc pas être uniformisé. Dans le cadre d’une gestion de projet international, le décalage horaire et la barrière de la langue entre équipiers sont par exemple des problèmes auxquels vous devrez probablement faire face.

Pour régler une situation difficile de ce genre, il peut alors être intéressant de nommer un représentant local bilingue (voire multilingue) pour chaque entité. C’est en vous concertant avec eux que vous trouverez des consensus.

Devoir gérer des équipes dispersées sur plusieurs sites : comment manager dans un tel contexte ?

Comment gérer une équipe efficacement à distance malgré l’éparpillement des collaborateurs sur plusieurs sites ? Ici, vous pouvez oublier la rigidité et les pratiques managériales verticales. Avec des effectifs dispersés géographiquement, la supervision complète est quasiment impossible. Pour assurer l’atteinte des objectifs, les clés du management multisite sont plutôt :

  • la coopération ;
  • la communication ;
  • l’écoute active ;
  • l’empathie ;
  • l’agilité ;
  • la flexibilité ;
  • la confiance ;
  • la responsabilisation ;
  • l’autonomie.

Vous trouvez cela plus facile à dire qu’à faire ? Voici quelques précieux conseils pour utiliser intelligemment ces différents leviers en tant que chef d’équipe.

Savoir manager de manière stimulante et bienveillante : la clé pour gérer la dispersion multisite

Dans une entreprise multisite, la distance offre une certaine liberté vis-à-vis des managers. Pour qu’un groupe de travail éparpillé performe collectivement, un responsable d’équipe ou un chef de projet doit donc faire en sorte que les collaborateurs valident naturellement son leadership.

Savoir manager de manière stimulante et bienveillante : la clé pour gérer la dispersion multisite

Dans cette optique, il est primordial d’utiliser un mode de management stimulant et bienveillant. Pour maintenir un sentiment de compréhension mutuelle et d’excellentes relations interpersonnelles dans le groupe, un bon manager d’équipe multisite sait ainsi manier :

  • la communication assertive ;
  • l’écoute active ;
  • l’empathie.

Gestionnaire honnête, facilitateur, flexible et participatif dans son approche, il ne cherche pas à piloter avec des ordres autoritaires pour asseoir sa position de supérieur hiérarchique. C’est même l’inverse. Utilisant un style de management de proximité malgré la dispersion, il sait :

  • transmettre son esprit d’équipe ;
  • donner du sens aux missions ;
  • anticiper les problèmes ;
  • dialoguer pour trouver des solutions ;
  • déléguer intelligemment.

Par ailleurs, il est doué pour s’adapter aux situations, gérer les conflits entre collègues et prendre soin de la santé mentale de ses troupes en les éloignant des risques psychosociaux.

Mais concrètement, comment manager des équipes dispersées au sein d’une entreprise multisite ?

Au sein d’une entreprise multisite, un management agile et horizontal où les collaborateurs peuvent s’auto-organiser sur leur poste de travail ne renforcera pas l’individualisme. Lorsque vous gérez des personnes dispersées géographiquement, tâchez donc de lâcher le contrôle et d’offrir de l’autonomie, tout en maintenant un lien d’échange. En ce sens :

  • créez un climat de travail sain ;
  • intégrez bien les nouveaux ;
  • soyez dans la co-construction ;
  • faites confiance.

Responsabiliser les uns et les autres boostera la motivation intrinsèque. En effet, se sentant valorisé et important, chaque membre de votre équipe sera plus enclin à tenir son rôle et à faire des efforts pour participer à l’atteinte des objectifs collectifs. Enfin, dans cette logique de management approprié, voici 5 temps d’échanges à instaurer pour accompagner et gérer des équipes dispersées sur plusieurs sites :

  1. Les sessions de brainstorming pour apprendre à combiner et renforcer le travail d’équipe ;
  2. Les réunions de cadrage et de planification pour s’assurer de la bonne compréhension des missions, de la responsabilité de l’équipe, du plan d’action collectif et des rôles individuels ;
  3. Les feedbacks constructifs pour encourager, orienter, recadrer et motiver ses équipes ;
  4. Les rétrospectives collectives pour améliorer l’efficacité de l’équipe à long terme ;
  5. Les e-événements (ou team-building à distance) pour renforcer la cohésion d’équipe.

Utiliser des solutions digitales de management à distance pour gérer une équipe dispersée… 

La distance géographique réduit de facto les échanges transversaux et la coordination entre collègues. Alors, comment faire travailler des équipes ensemble dans un environnement multisite ? La réponse : en s’appuyant sur des solutions collaboratives digitales et des outils de management en ligne.

En effet, lorsque les membres d’un groupe de projet sont éparpillés sur plusieurs sites, le téléphone et les e-mails sont limités pour assurer une excellente circulation de l’information. Pour renforcer la réactivité et l’efficacité collective, il faut utiliser des technologies permettant :

  • une communication directe, simple et immédiate ;
  • un partage de connaissances et d’expériences ;
  • un suivi des projets en temps réel.

Utiliser des solutions digitales de management à distance pour gérer une équipe dispersée

Dans cette optique, nous parlons évidemment des :

  • messageries instantanées ;
  • réseaux sociaux ;
  • logiciels de visioconférence ;
  • agendas partagés ;
  • espaces de travail en ligne ;
  • espaces de stockage sur le cloud ;
  • ERP ;
  • etc.

Zoom, Skype, Microsoft Teams, WhatsApp, Slack, Trello, Dropbox, Google Workspace, LinkedIn, etc. : tous ces instruments sont performants pour améliorer la connexion et la productivité des équipes virtuelles.

… mais limiter le nombre d’outils pour mieux manager dans un environnement multisite

Au sein des grandes entreprises multisites, il faut absolument réduire le nombre d’outils et décomplexifier l’infrastructure pour être parfaitement synchronisé. Dans ce contexte, la centralisation, la consolidation et la visualisation sont les maîtres mots. Au lieu de multiplier les solutions digitales, mettre en place un intranet et une plateforme collaborative unique devient alors plus cohérent pour :

  • fluidifier les échanges et la remontée d’informations inter site ;
  • améliorer le transfert de compétences et renforcer l’intelligence collective grâce à la digitalisation des connaissances ;
  • accéder aux plannings, aux tableaux de bord et aux reportings qui permettent de suivre l’avancement des projets.

Bien sûr, si vous faites cette migration, il est primordial de soigner la sécurisation informatique, la simplicité d’accès et la facilité de prise en main de vos espaces de collaboration à distance.

Gestion des équipes au sein d’une entreprise multisite : le mot de la fin

Si vous devez manager une équipe multisite, vous avez désormais toutes les cartes en main pour diriger vos troupes avec brio malgré la dispersion. Vous voulez aller plus loin en matière de gestion des collaborateurs dans un contexte distant ? Consultez notre catalogue de formations e-learning ou contactez-nous.

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