On parle beaucoup d’onboarding, mais quel est le rôle d’un manager dans l’intégration d’un salarié ?

Avez-vous conscience du rôle d’un manager dans l’intégration d’un salarié ? Selon le Baromètre de l’Onboarding 2024 d’Ipsos et Workelo, un quart des personnes qui démissionnent pendant leur période d’essai estiment avoir été abandonnées à leur arrivée dans l’entreprise.

Face à ce constat, il faut réaliser que l’onboarding ne relève pas uniquement du service RH. Les responsables d’équipe sont la clé de voûte d’une intégration réussie. Proches du terrain, ils restent les mieux placés pour créer un lien de confiance dès les premiers jours et transformer un simple processus d’accueil en véritable expérience humaine.

En quoi les managers sont-ils des maillons essentiels de l’onboarding ? De quelle manière doivent-ils s’impliquer ? À quel moment doivent-ils intervenir ? Quelle posture doivent-ils adopter ? Découvrez-le pour intégrer chaque nouveau collaborateur avec succès.

Les managers : maillons essentiels pour intégrer les collaborateurs

Les managers occupent une position centrale dans l’entreprise : celle de trait d’union entre la vision stratégique et les enjeux opérationnels du quotidien. Cette double proximité avec le terrain et la hiérarchie les rend essentiels à la réussite d’un recrutement, puisqu’ils connaissent mieux que quiconque :

• les attentes et les objectifs ;
• le contexte de travail ;
• les projets en cours ;
• le fonctionnement collectif ;
• etc.

Si l’onboarding est souvent perçu comme une prérogative des ressources humaines, c’est donc l’implication des responsables d’équipe qui fait la différence durant cette phase de transformation. Le rôle d’un manager dans l’intégration d’un salarié consiste alors à :

• structurer le parcours d’intégration en collaboration avec le service RH ;
• préparer l’arrivée de la nouvelle recrue et son environnement de travail ;
• accompagner la prise de poste et les premiers pas au sein de l’équipe ;
• clarifier les attentes et assurer un suivi régulier des premières missions.

Contrairement aux professionnels RH qui s’occupent des formalités administratives, un manager doit incarner en permanence la culture d’entreprise auprès des nouveaux arrivants. Que ce soit par ses décisions, ses interactions ou son style de management, c’est lui qui noue le lien de confiance dès les premiers jours.

Les chiffres le confirment. Selon le Baromètre de l’Onboarding 2024 réalisé sur un panel de 800 salariés, 60 % des sondés attendent que leur chef d’équipe clarifie rapidement leurs missions et soit disponible pour les écouter. Autre statistique éloquente : 25 % de ceux ayant démissionné pendant la période d’essai se sont sentis abandonnés à leur arrivée dans l’entreprise.

En transformant le processus d’onboarding en expérience d’intégration positive, le manager va donc faciliter l’ancrage opérationnel et humain du nouveau collaborateur au sein de l’équipe. Au lieu de perdre un talent, il créera alors les fondations du sentiment d’appartenance à l’entreprise et de la fidélisation à long terme.

Le rôle du manager dans l’intégration d’un salarié : ça consiste en quoi ?

Maintenant que vous savez pourquoi le manager est si important dans l’intégration d’une nouvelle recrue, voyons en quoi consiste vraiment son rôle durant le processus d’onboarding.

Structurer le parcours d’intégration en collaboration avec le service RH

Un onboarding efficace repose sur un élément central : une collaboration étroite entre le manager et le service RH dans la structuration du parcours d’intégration. L’idée est qu’ils co-construisent un programme d’accueil personnalisé qui répond aux spécificités du poste et au profil de la nouvelle recrue. Ici, la répartition des rôles est essentielle :

• les RH gèrent l’administratif (contrat de travail, formulaires, badges, etc.) ;
• le manager prend en charge l’opérationnel et l’humain (présentation de l’entreprise et des différents services, intégration au sein des équipes, clarification et suivi des missions, etc.).

Que l’onboarding soit en présentiel ou à distance, cette synergie garantit l’alignement total entre le discours RH et la réalité managériale. Si vous parvenez à cet équilibre, les bases d’une intégration réussie seront posées dès les premiers instants.

Préparer l’arrivée de la nouvelle recrue et son environnement de travail

Une recrue a besoin de se projeter dans son nouvel environnement de travail. Le rôle d’un manager dans l’intégration d’un salarié débute donc bien avant le premier jour. Pour cela, commencez par préparer l’équipe. Rien de compliqué : expliquez les missions du futur collaborateur pour encourager ses collègues à lui réserver un accueil bienveillant.

L’autre élément décisif, c’est de communiquer avec le candidat retenu avant son arrivée. Un appel ou un email pour lui transmettre les informations pratiques (horaires de travail, lieu de travail, déroulement de la journée, etc.) réduira son anxiété et le mettra en condition pour aborder son onboarding avec sérénité.

Côté logistique, vérifiez que l’installation du poste de travail est opérationnelle : bureau, fournitures, matériel informatique, outils, accès, etc. Bref, faites le point avec les services techniques, les équipes IT et/ou les gestionnaires des équipements pour mettre à disposition tout ce qui est nécessaire.

Ces attentions paraissent anodines, mais elles sont indispensables. Elles anticipent les questions, rassurent le nouvel employé et posent un climat de confiance immédiat. De quoi garantir une intégration fluide et complète.

Accompagner la prise de poste et les premiers pas au sein de l’équipe

Le premier jour au sein d’une entreprise est un moment déterminant dans la vie d’un salarié. Cette étape marque les esprits et influence la future collaboration. En tant que manager, être présent pour accueillir le nouvel arrivant dans des conditions chaleureuses et professionnelles n’est donc pas une option. C’est une nécessité pour témoigner de votre implication dans son onboarding.

Afin de familiariser la recrue avec son nouvel environnement de travail, organisez une présentation de l’équipe et une visite des locaux (si poste en présentiel). Pour encourager les relations interpersonnelles et favoriser l’intégration sociale, créez aussi un premier moment convivial avec les collègues. Un déjeuner d’intégration par exemple.

En parallèle, l’accompagnement à la prise de poste passe par la planification d’une réunion d’accueil. Ici, l’objectif est double :

• exposer les projets en cours et le contexte opérationnel ;
• vérifier que le collaborateur dispose de tout ce dont il a besoin.

Enfin, une autre bonne pratique consiste à désigner un mentor, un buddy ou un parrain. Ce dernier guidera les premiers pas et répondra aux interrogations quotidiennes. Mais attention : cette démarche ne vous dispense pas d’assurer votre rôle managérial tout au long de l’onboarding. Le responsable d’équipe doit rester garant de la bonne intégration.

Clarifier les attentes et assurer un suivi régulier des premières missions

Même s’il est important de laisser du temps à toute nouvelle recrue pour digérer les informations et trouver sa place au sein de l’équipe, il ne faut pas tarder à entrer dans le vif du sujet : le travail. Eh oui, ça fait aussi partie du rôle d’un manager dans l’intégration d’un salarié.

En ce sens, nous vous conseillons d’organiser un premier entretien individuel pour expliquer au nouveau collaborateur :

• ses responsabilités et les livrables attendus ;
• sa place dans la stratégie collective ;
• le fonctionnement de l’équipe.

Cette clarification pose un cadre rassurant et demeure essentielle pour éviter les malentendus. De plus, communiquer avec transparence sur les objectifs à court, moyen et long terme donne une vision globale qui nourrit la motivation individuelle. Évidemment, n’oubliez pas de suivre les progrès personnels.

Dans cette optique, pensez à planifier des points réguliers tout au long de l’onboarding. Des one-to-one hebdomadaires se montreront efficaces. En parallèle du suivi des missions, restez à l’écoute des préoccupations du nouvel arrivant. L’idée est de répondre à ses questions et de lui fournir des retours constructifs sur ses premiers travaux.

Finalement, cette manière de guider la prise de fonction sera utile pour ajuster les objectifs fixés et envisager d’éventuelles formations si nécessaire. Elle deviendra alors redoutable pour prévenir toute rupture prématurée de la collaboration.

La posture managériale : un facteur déterminant pour réussir l’onboarding

Lors des processus d’onboarding, la posture managériale façonne l’expérience vécue par chaque nouveau salarié. Le succès de l’intégration dépendra donc de votre manière d’être en tant que responsable d’équipe. Face à ce constat, comportez-vous dès le départ en leader communicant :

• rendez-vous disponible pour répondre aux questions, même les plus basiques ;
• encouragez la prise d’initiative progressive et accordez le droit à l’erreur dans la limite du raisonnable ;
• créez un climat de confiance en saluant les efforts et pas uniquement les résultats ;
• montrez de la bienveillance dans votre attitude sans tomber dans le laxisme.

Dans la même logique, ne vous contentez pas de transmettre les valeurs de l’entreprise. Incarnez-les ! Démontrez comment elles se traduisent au quotidien dans vos décisions, arbitrages, interactions, etc. N’oubliez pas que votre nouvelle recrue vous observe, apprend de vous et reproduit ce qu’elle voit chez vous.

Évidemment, adaptez votre management selon les profils. Un junior qui débarque attend souvent du cadre et des exemples concrets. Un senior expérimenté cherche généralement de l’autonomie et veut comprendre la stratégie. Alors, accommodez votre accompagnement en conséquence.

Enfin, sollicitez le feedback. Comme nous l’avons déjà dit, soyez à l’écoute des doutes et des difficultés pour détecter les besoins d’ajustement. En ce sens, demandez au nouvel arrivant comment il vit son intégration dans l’équipe, ce qui fonctionne et ce qui pourrait s’améliorer. Cette ouverture est essentielle pour renforcer la confiance mutuelle et favoriser un engagement durable.

Besoin d’aide pour intégrer vos nouveaux collaborateurs ?

Vous l’avez compris : structurer le parcours d’intégration, préparer l’arrivée du nouveau membre, accompagner les premiers pas, clarifier les attentes et assurer un suivi régulier sont les piliers d’un onboarding réussi. Et personne n’est mieux placé que les responsables d’équipe pour prendre en charge l’ensemble de ces missions.

La seule condition : adopter une posture qui favorise le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Cette compétence ne s’improvise pas, mais elle demeure cruciale. Car c’est en transformant chaque recrue en collaborateur engagé que l’on crée les fondations d’une fidélisation durable.

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