Les enjeux du choix et a fortiori du lancement d’une plateforme LMS (Learning Management System) sont forts pour l’entreprise et notamment pour le service RH qui est au cœur du dispositif de suivi des apprenants.
Cette plateforme héberge et analyse l’usage de contenus e-learning et dispose de fonctionnalités avancées de tracking pour suivre tant la navigation des stagiaires que leur progression dans les leçons qui leur sont délivrées. Aussi l’élaboration et le développement de ce type de projet peuvent mener à la création d’une véritable université digitale d’entreprise.
Mais, il existe désormais sur le marché une offre pléthorique de plateformes LMS qui sont difficiles à comparer. Pour ne pas se tromper dans son choix, il faut définir précisément les besoins réels des entreprises et des utilisateurs.
On peut citer quatre principaux enjeux liés à la mise en place d’un projet LMS : enjeux financiers, humains, la stratégie des contenus et d’image.
Les enjeux d’un projet LMS
1. Les enjeux financiers d’un projet LMS
Pour l’équipe RH, les enjeux sont évidemment de réussir son projet avec un lancement qui implique l’ensemble des équipes, apprenants et toutes les directions opérationnelles et fonctions supports. L’achat d’une plateforme LMS est en effet stratégique car il représente un budget important (de 30 K€ à 50 K€ par an) sans aucun contenu à la clé. C’est d’ailleurs l’ensemble, contenus à y implémenter plus le coût de la plateforme qui représentent un budget conséquent.
Et pour quel retour sur investissement ? Car bien évidemment, il y a une nécessité d’embarquer les équipes…
2. Les enjeux humains d’un projet LMS
Les enjeux sont également liés aux ressources humaines. Comment inciter les équipes à se connecter, à se former ? Comment communiquer en amont ? Et Qui doit communiquer ? Des enjeux essentiels pour gagner la confiance des équipes dans les choix qui ont été faits d’implémenter une plateforme. De plus, cela nécessite qu’une personne dédiée en interne puisse intervenir, relancer. C’est-à-dire une véritable mission d’appui RH et de community manager. Il y a un impact sur le planning de l’équipe RH et également en termes de compétence. Quel est le profil de la personne dédiée ?
Et n’oublions pas le temps à consacrer au choix des contenus pédagogiques.
3. Les enjeux de production des contenus pédagogiques
Leurs productions internalisées ou externalisées, le choix de leurs outils auteurs, l’autonomie souhaitée vis à vis des LMS ainsi que l’agilité de diffusion des contenus sont autant de critères à prendre en compte et qui peuvent remettre en cause tel ou tel choix de plateforme. La gestion et la production des contenus sont maintenant devenues l’objet de toutes les attentions car cela implique les organisations bien au-delà de l’équipe R.H.
4. Les enjeux d’une plateforme en termes d’image
La mise en place d’une plateforme LMS a un réel impact sur la marque employeur.
Le LMS permet en effet d’accompagner plus facilement la montée en compétence des jeunes recrues dès leur arrivée. En outre, il permet d’accéder en temps réel à un parcours d’intégration défini et accessible immédiatement. C’est donc un enjeu important pour l’attractivité des talents.
Les 10 critères clés pour bien choisir une plateforme LMS
Le succès de l’implémentation d’une plateforme LMS repose en grande partie sur l’étude des besoins qui déterminera le type de critères auxquels la plateforme devra se conformer.
Il existe 10 critères principaux pour le choix d’une plateforme LMS plus ou moins essentiels suivant le cahier des charges que révèlera l’étude initiale.
Les critères essentiels pour le choix d’une plateforme :
1. Privilégier l’expérience utilisateur : « User first ! »
Le combat entre les aspects liés au back office du LMS et l’interface utilisateur n’est pas de mise. Il est préférable de penser aux utilisateurs et apprenants avant de penser à la facilité d’usage pour les administrateurs. Pour ce faire, les utilisateurs doivent prendre part aux groupes projet.
2. Adaptation à l’usage du mobile
La place du mobile est très importante voire stratégique. Les apprenants doivent toujours avoir le choix. C’est en outre un critère déterminant pour les publics non sédentaires.
Par ailleurs, si l’usage du mobile n’est pas essentiel à date, il faut quand même le prévoir à moyen terme. L’UX mobile (expérience utilisateur sur smartphone ou tablette) est amenée à se développer dans les 2 / 3 ans.
3. Bien calibrer son budget
Les coûts directs d’une plateforme LMS mais aussi les coûts indirects qui, avec certaines solutions peuvent être très importants, doivent être pris en compte.
Attention donc au mauvais calcul de budget : mieux vaut alors opter pour une solution clé en main.
4. Outil intégré SIRH ou pure player elearning ?
Le SIRH (système d’information des ressources humaines) est un logiciel qui permet de gérer toutes les fonctions RH : gestion des collaborateurs, des carrières, gestion des payes, e-learning.
Un choix doit être fait entre deux options :
Faut-il opter pour un éditeur qui adresse l’intégralité des besoins ou choisir uniquement la solution e-learning ?
– Le SIRH présente l’avantage d’être un outil tout-en-un assez technique mais au design un peu désuet, pas forcément ergonomique, d’où une expérience utilisateur nuancée.
– Le LMS quant à lui a l’avantage d’être design et ergonomique. Il est fait pour le web, tout en s’adaptant à toutes les plateformes, sans être exclusif si on a déjà un SIRH.
5. Design et ergonomie
Le design et l’ergonomie d’une plateforme LMS sont importants, même si la façon dont ils sont perçus par les publics est assez subjective. Aussi, des tests peuvent s’avérer utiles pour valider ou invalider le choix du design et de l’ergonomie.
6. Le back office
Il comprend tous les outils pour administrer les formations et le suivi des apprenants. Essentiel pour avoir des KPI et piloter, il faut idéalement le tester avant de faire son choix.
7. Le social learning
Le social learning permet des interactions entre apprenants via des forums ou messagerie. Ce critère est rarement essentiel pour les utilisateurs. Néanmoins si tel est le cas, il faudra choisir une solution offrant cette fonctionnalité.
8. La gamification
La gamification permet un classement entre apprenants (trophées, étoiles, etc…). Elle favorise l’esprit de compétition entre apprenants. Là encore, si la gamification s’avère un élément important pour votre entreprise, ce critère passera en priorité dans les critères de choix de la plateforme LMS.
9. La marketplace
Certaines plateformes proposent des marketplaces de contenus pédagogiques (Talentsoft, 360learning, Myskillcamp…) pour pouvoir acheter des formations qui n’existent pas en interne, voire pour vendre ses propres formations.
10. Adaptative learning basé sur l’IA
La promesse de l’adaptive learning est que le robot va « pousser » à la place de l’équipe pédagogique des contenus de formation de façon personnalisée pour guider la montée en compétence des apprenants selon les besoins et les usages. En d’autres termes l’apprenant ne va pas chercher les contenus dont il a besoin mais ce sont véritablement les contenus qui viennent à lui.
Une fonctionnalité pleine de promesses à ne pas négliger mais encore à prendre avec des pincettes…
Le maître mot face à un choix aussi stratégique est de réfléchir profondément aux critères et pour ne pas se tromper avoir des recommandations avec un regard extérieur. Ces critères une fois établis seront en adéquation avec vos enjeux métiers, financiers, ressources humaines ainsi que votre image de marque employeur.
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