Team building à distance : 4 étapes clés pour réussir son e-événement

Vous souhaitez réunir vos employés pour qu’ils partagent un moment convivial ? Vous avez pensé à organiser un team building à distance pour que vos salariés en télétravail puissent aussi participer à ce rassemblement malgré l’éloignement ? Grâce aux plateformes collaboratives, aux outils de visioconférence et aux solutions de communication en ligne, il est tout à fait possible de monter des activités collectives sans que les participants se trouvent physiquement au même endroit. Comment réussir un e-événement pour en tirer tous les bénéfices ? Découvrez immédiatement les 4 étapes clés qui mèneront votre team building virtuel sur la voie du succès.

Étape 1. Définir les objectifs de son team building à distance

Bien qu’un team building à distance soit un moment privilégié permettant à vos salariés de passer du bon temps ensemble, vous ne pouvez pas choisir les activités proposées au hasard. Si vous voulez que votre e-événement ait un impact positif, il doit répondre à un ou plusieurs objectifs précis. Définir ces derniers sera donc la première étape pour réussir ce genre de séminaire en ligne.

En vous affranchissant de cette règle d’or, vous risquez d’organiser une banale animation distractive. Ainsi, commencez par identifier les axes d’amélioration existants au sein de vos équipes. À partir de là, vous pourrez orienter vos activités pour qu’elles répondent à de vrais besoins internes. Pour vous aider dans cette tâche, analysons les principaux objectifs qui peuvent être atteints grâce à un team building virtuel.

Renforcer la cohésion d’équipe malgré l’essor du télétravail

Face à la montée en puissance du télétravail, le maintien des liens entre collègues est devenu un challenge encore plus difficile à relever. Les situations informelles qui favorisent les interactions sociales dans les locaux de l’entreprise sont aujourd’hui menacées par ce phénomène qui crée une séparation des individus. Si l’on ajoute le fait que ceux qui effectuent leur mission à l’extérieur sont parfois à l’étranger, la connexion humaine et la communication au sein des équipes se retrouvent fortement réduites.

Vous avez identifié cette problématique en interne ? Pour garder une cohésion de groupe malgré l’éloignement et empêcher qu’un fossé ne se creuse entre vos collaborateurs, l’organisation d’un team building à distance centré sur la convivialité, le partage et la complicité s’avèrera efficace. Afin de resserrer les liens entre des salariés qui ne se côtoient pas forcément au quotidien, misez en priorité sur des animations ludiques permettant aux participants d’apprendre à mieux se connaître. Cela peut notamment être :

• des quiz de culture générale (ou portant sur un thème qui convient à tous) ;
• des blind test musicaux ;
• des jeux de devinettes ;
• des karaokés ;
• etc.

Redoutables pour briser la glace en ligne dans un esprit de camaraderie, les activités de ce genre sont généralement l’occasion de se trouver des points communs entre collègues. Pour favoriser une bonne alchimie, vous pouvez aussi opter pour des sessions de partage de compétences, connaissances ou talents cachés, pendant lesquelles chaque participant transmet aux autres une astuce ou une aptitude personnelle.

Améliorer le travail collaboratif entre collègues éloignés

Vous craignez que l’éloignement des salariés entraine une baisse de la coordination, de la communication, de l’implication ou de l’entraide au travail ? Vous voulez entretenir un excellent esprit collaboratif en interne pour maintenir la productivité collective à un niveau élevé ? Alors, organisez un team building à distance qui se focalise sur l’amélioration du dialogue, de la compréhension d’autrui et du travail de groupe. En entreprise, ce genre d’e-événement est bénéfique pour que chacun puisse :

• appréhender la manière de fonctionner de ses collègues ;
• s’entrainer à harmoniser ses actions professionnelles avec celles des autres ;
• peaufiner ses gestes techniques, comportementaux ou managériaux.

En ce sens, des jeux d’équipe ou des challenges coopératifs seront parfaitement adaptés pour permettre d’apprendre à mieux travailler ensemble. Faisant appel à l’intelligence collective, les escape game ou les murder party en ligne répondront notamment à cet objectif. La compétition qui règnera pendant ces activités renforcera par ailleurs la motivation, la persévérance et la détermination de tous.

Néanmoins, vous pouvez aussi opter pour un jeu virtuel et interactif de simulation d’entreprise. Plus connecté avec la réalité, ce type d’animation demandera aux participants de faire preuve de solidarité et de créativité pour résoudre ensemble des problèmes qu’ils pourraient rencontrer au travail.

Consolider le sentiment d’appartenance à l’entreprise chez les collaborateurs

Vous désirez inculquer une vraie culture d’entreprise à vos collaborateurs ? Vous ne voulez pas que vos télétravailleurs se détachent au point de devenir des salariés fantômes ? D’ailleurs, vous êtes le genre de structure qui attache beaucoup d’importance à soigner sa marque employeur ? Dans ce cas, votre team building à distance pourrait avoir comme objectif de renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Pour réussir ce genre d’e-événement, il faudra miser sur des activités qui valorisent les membres de vos équipes. En prenant part au séminaire virtuel, vos salariés devront ressentir :

• qu’ils sont parfaitement inclus et intégrés ;
• qu’ils sont appréciés pour ce qu’ils sont et ce qu’ils font ;
• que vous leur faites confiance ;
• qu’ils peuvent s’exprimer librement ;
• que leur point de vue compte réellement ;
• qu’ils partagent des valeurs communes avec l’entreprise ;
• etc.

Organiser une animation en ligne de type awards pour célébrer et récompenser les réussites de chacun rentre dans cette logique. Si vous prônez le management participatif, vous pouvez aussi imaginer des ateliers de co-création pour l’entreprise. Faisant appel aux compétences de tout le monde et stimulant les échanges entre les services, c’est un excellent moyen d’impliquer l’ensemble des collaborateurs dans la vie communautaire.

Préserver le bien-être au travail de ses équipes

Un employeur est garant de la santé physique et mentale de ses salariés durant leur temps de travail. Instaurer une atmosphère positive pour favoriser le bien-être de ses collaborateurs est donc aussi important que n’importe quelle autre mesure sanitaire. Si une partie de vos équipes exerce ses missions en télétravail, la non-présence dans les locaux de l’entreprise n’est pas un motif pour s’affranchir de ce devoir.

En ce sens, organiser un team building à distance peut contribuer à réduire le sentiment de solitude parfois ressenti par des salariés éloignés de leurs collègues. Se réunir à travers un écran pour passer un moment convivial et participer à des activités ludiques est effectivement excellent pour le moral. Mais il n’y a pas que les jeux qui répondent à cette finalité. Afin de donner un aspect plus « détente » à ces instants de connexion, vous pouvez également utiliser la visio pour proposer des sessions collectives de :

• cuisine ;
• sport ;
• yoga ;
• etc.

Étape 2. Déterminer la bonne activité à organiser pour son e-événement d’entreprise

Maintenant que vous avez clarifié les objectifs prioritaires à atteindre grâce à votre team building à distance, vous devriez pouvoir identifier plus facilement le type d’activité qui vous aidera à y répondre. Néanmoins, avant de foncer tête baissée parce que vous avez trouvé une idée qui rentre dans votre budget, il faudra prendre en compte d’autres éléments. Analysons-les ensemble.

Prendre en compte l’avis des participants pour choisir une animation à distance mobilisatrice

Afin de réussir votre team building à distance, il est important de prendre en compte l’avis de vos collaborateurs. En effet, il se peut que certains membres de vos équipes refusent de jouer le jeu parce qu’ils sont gênés, inaptes ou mécontents de votre choix d’activité. Eh oui, il n’est pas si simple de trouver une animation qui fasse l’unanimité.

Pour maximiser la probabilité que votre e-événement devienne un succès, la meilleure solution est donc de demander aux employés ce qu’ils aimeraient faire ensemble pendant ce regroupement virtuel. Mettre en place une boîte à idées ou lancer un sondage interne sont des pratiques qui vous aideront à cerner les préférences et les réticences générales. Vous pourrez alors déterminer l’activité qui conviendra le mieux à la majorité des participants.

Tenir compte du nombre de participants pour proposer une activité en ligne adaptée

La possibilité d’organiser certaines animations pour votre team building virtuel dépendra de votre nombre de participants. Par exemple, si un cours de fitness peut aisément être suivi à distance par une quantité quelconque de personnes, les jeux qui nécessitent de prendre la parole seront en revanche moins facilement gérable à cinquante derrière un écran (durée trop longue, temps d’attente ennuyeux, grand brouhaha, etc.).

Pour fluidifier la communication en ligne lors d’activités par équipes, le mieux sera de créer des mini-groupes de discussion pendant les phases collaboratives. L’idéal sera ensuite de désigner un porte-parole par équipe. Ce dernier s’exprimera pour l’ensemble de ses partenaires durant les moments de rassemblement général. Bref, si le déroulement n’est pas adapté aux nombres de participants, votre e-événement interne risque de devenir frustrant, voire insatisfaisant pour tout le monde.

Étape 3. Soigner l’organisation de son team building virtuel

Sur le plan de la logistique, les e-événements d’entreprise peuvent paraître moins contraignants à organiser que les team building en présentiel. Étant donné que tout se déroule à distance, vous n’aurez ni location de salle, ni déplacement, ni hébergement éventuel à prévoir. En revanche, ne vous laissez pas piéger. Si vous voulez que votre rassemblement en ligne soit un succès, la mise en place devra être soignée. Pour cela, deux options s’offrent à vous : vous débrouiller par vous-même ou faire appel à un prestataire.

Organiser un team building à distance par ses propres moyens

Après avoir défini précisément les contours de votre team building à distance (activité, date, horaire, plateforme, etc.), vous devrez commencer par communiquer sur ces éléments auprès de vos collaborateurs. Un mail d’invitation avec l’ensemble des détails sera le bienvenu pour cela. Dans votre message, demandez une confirmation de présence et fixez une date limite pour les retours. Bien évidemment, relancez les retardataires. L’objectif est que vous connaissiez l’identité des participants et leur nombre pour :

• préparer vos activités correctement (formation des équipes de jeu, création des accès en ligne, etc.) ;
• pouvoir fournir les informations importantes aux bonnes personnes.

Par ailleurs, assurez-vous que chacun soit bien équipé (ordinateur, connexion internet, écouteurs, micro, webcam, etc.). Faites également tous les tests nécessaires pour anticiper les bugs éventuels (images saccadées, écrans noirs, son haché, micro-coupures, etc.) pendant le déroulement de votre animation virtuelle. Enfin, briefez votre animateur sur :

• le profil des participants ;
• le timing à respecter ;
• les objectifs du team building ;
• etc.

En visio, il est plus difficile d’impliquer, de motiver et d’embarquer tout le monde. La personne désignée pour conduire l’activité devra donc être capable de :

• favoriser l’intégration de tous ;
• répartir les temps de parole ;
• régler les petits problèmes techniques de chacun.

Organiser un team building en ligne à l’aide d’un professionnel

Vous ne voulez pas vous embarrasser avec la logistique et l’animation de votre team building à distance ? Le plus simple est alors de faire appel à un professionnel. Passer par une agence experte de ce genre d’événement vous coûtera plus cher, mais vous assurera en contrepartie une organisation impeccable.

En revanche, la partie communication interne et confirmation des participants restera probablement à votre charge. Vous aurez aussi un rôle à jouer pour fournir aux organisateurs les informations nécessaires à la préparation et au bon déroulement de votre activité en ligne (date, horaires, noms et profils des participants, objectifs de l’e-événement, etc.).

Étape 4. Demander un feedback à ses collaborateurs pour optimiser ses prochains team building à distance

Après votre team building à distance, demandez à tous les participants un retour sur :

• ce qu’ils ont pensé de l’activité et de l’organisation ;
• ce qu’ils ont tiré de cette expérience.

Vous saurez ainsi si ce rassemblement virtuel a été apprécié et bénéfique. Vous pourrez aussi évaluer si vous avez bien atteint les objectifs que vous visiez au départ. Enfin, grâce à ce feedback des collaborateurs, vous disposerez d’informations cruciales pour optimiser la réussite de vos prochains e-événements d’entreprise.

Team building à distance : le mot de la fin

Grâce à cet article, vous avez désormais toutes les cartes en main pour réussir votre team building à distance. Vous voulez toutefois approfondir le sujet de l’organisation d’activité ludique virtuelle ? Pas de problème. Chez Moortgat, nous sommes experts de la formation digitale sur des thématiques liées au travail d’équipe, à l’engagement individuel, à la cohésion de groupe, au bien-être des salariés ou encore à la gestion des collaborateurs en télétravail. Nous pouvons donc vous conseiller pour utiliser efficacement l’e-événement d’entreprise comme un véritable outil de management. N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.