Comment animer une formation à distance ? | Méthode

Ce n’est pas un secret : la formation à distance est de plus en plus plébiscitée au détriment des cours en salle. Néanmoins, même si de nombreuses personnes apprécient les parcours e-learning permettant d’apprendre seul grâce à des programmes clés en main et des vidéos enregistrées, beaucoup d’individus préfèrent monter en compétences avec un formateur présent en direct. Les approches pédagogiques en face-à-face par visio ou en classe virtuelle prennent alors tout leur sens, mais l’enseignement derrière un écran ne s’improvise pas. Le format est trop spécifique. Il répond à des règles particulières et nécessite donc une certaine maîtrise. Vous n’êtes pas habitué à ce genre d’exercice et vous vous demandez comment animer une formation à distance ? Découvrez la méthode complète !

Bien préparer sa formation à distance : une étape indispensable

Pour animer une formation à distance avec brio, le travail commence bien avant le jour J. Voici donc les actions à réaliser en amont de vos cours virtuels.

Construire un programme pédagogique aux petits oignons pour éviter d’improviser durant son animation

Quand elles suivent une formation, beaucoup de personnes n’arrivent pas à rester concentrées durablement. À distance, les tentations d’évasion sont d’ailleurs plus grandes que lors d’un cours en salle. Si vous voulez maintenir vos stagiaires focus derrière leur écran, vous devez donc absolument éviter d’animer sur un rythme décousu. Il faut du dynamisme et de l’enchaînement. Face à ce constat, oubliez l’improvisation, mais misez plutôt sur un programme pédagogique bien ficelé. En effet, plus vous définirez avec précision votre plan de cours, les points clés à aborder et les activités à proposer, plus vous maximiserez vos chances de conserver l’attention de vos élèves. Afin de choisir les bonnes approches, prenez alors en considération 4 éléments :

• les objectifs pédagogiques ;
• le profil des apprenants ;
• le nombre de participants ;
• les spécificités du format en distanciel.

En comprenant les besoins, les spécificités et le niveau de votre public au préalable, il vous sera possible de prévoir les éléments à utiliser et d’adapter votre approche. En tenant compte de la taille du groupe et des particularités des cours e-learning en direct ou des classes virtuelles, vous pourrez vous servir des bons ingrédients avec le bon dosage. Bref, avec une préparation aux petits oignons, animer une formation à distance deviendra plus facile.

Réaliser des tests techniques et soigner son espace de travail pour animer une formation à distance dans les meilleures conditions

À distance, le formateur doit maîtriser son environnement technique pour pouvoir assurer ses cours en étant vu et entendu par l’ensemble des participants. Si son matériel ne fonctionne pas ou si les bugs sont trop nombreux, il ne pourra pas se concentrer à 100 % sur ses stagiaires et l’expérience sera mauvaise pour les apprenants. Ainsi, comme vous serez dépendant de la technologie pour enseigner, vous devez absolument tester votre équipement avant de démarrer la moindre session. Connexion internet, micro, webcam, outil de visio, plateforme e-learning, etc. Soyez certain que tout est parfaitement opérationnel au niveau du son, de l’image, des fonctionnalités de communication ou de partage de documents et des autres aspects que vous estimez essentiels. Par ailleurs, soignez aussi votre espace de travail et installez-vous dans un endroit où vous ne serez pas dérangé. Tout ce qui est visible ou audible en dehors de la formation est un risque pour l’attention. Les personnes qui suivent votre enseignement ne doivent donc pas être perturbées par le décor de votre bureau, l’arrière-plan de votre écran, un mauvais éclairage ou des bruits de fond.

Travailler son attitude, sa posture et son regard pour être à l’aise en donnant une formation en ligne

Animer une formation à distance peut être un peu déstabilisant. Néanmoins, vos stagiaires ne doivent jamais sentir que vous ne maîtrisez pas les événements. C’est pourquoi il vaut mieux vous préparer à l’exercice. Afin de vous conditionner à être à l’aise quand vous prenez la parole, entraînez-vous donc d’abord à poser votre voix, à articuler, à adopter une bonne posture et à contrôler votre gestuelle. Anticipez aussi les éventuelles questions auxquelles vous serez confrontés et le genre d’individus que vous aurez en face. Vous gagnerez alors en confiance et pourrez ainsi afficher une attitude moins stressée face à votre auditoire. Par ailleurs, n’oubliez pas qu’en visio, on fixe la caméra quand on parle et non l’écran. Si vous ne suivez pas ce conseil, vous donnerez l’impression d’avoir le regard perdu et serez moins captivant.

Envoyer aux apprenants un e-mail d’invitation complet à la formation en ligne… avec un guide technique

C’est le b.a.-ba, mais il est toujours bon de le rappeler : les gens ont mille choses à penser au quotidien et ont besoin que vous leur donniez des informations précises concernant la tenue et le déroulé de la formation à distance. Quelques jours avant l’événement, envoyez donc un e-mail complet à tous les participants. Dans celui-ci, indiquez au minimum :

• la date et l’horaire du cours virtuel ;
• le lien de connexion ;
• le programme pédagogique ;
• le déroulé de la formation.

En pièce jointe de votre message, vous pouvez ajouter toute documentation que vous jugez nécessaire. À ce propos, il est fortement conseillé de fournir un petit guide technique avec la procédure pour se connecter à la plateforme e-learning ou l’outil de visio, tester ses équipements (matériel compatible, webcam, micro, connexion internet, etc.) et prendre la main sur les fonctionnalités intégrées (messagerie instantanée, partage d’écran, envoi et téléchargement de documents, etc.).

Que faire le jour J pour animer une formation à distance avec brio ?

Animer une formation à distance est un exercice en plusieurs étapes allant de l’accueil à la clôture en passant évidemment par l’enseignement. Pour vous en tirer efficacement le jour J, voici donc les actions que vous devez absolument réaliser lorsque vous serez connecté avec les apprenants pour leur dispenser votre cours virtuel.

Étape 1. Soigner l’accueil et s’assurer de la bonne prise en main des outils par les participants

Le lancement de votre formation en ligne va conditionner le reste de l’expérience. Vous ne devez donc pas le rater. Dans ce sens, la première chose à faire est d’instaurer rapidement un climat rassurant pour les participants le jour J. Cela passe évidemment par un accueil chaleureux et bienveillant : être souriant, dire bonjour aux personnes au fur et à mesure qu’elles entrent dans la salle virtuelle, demander si tout va bien, etc. La suite, c’est de vous assurer que vos stagiaires soient bien tous présents derrière leur écran et arrivent à se connecter, à vous voir, à vous entendre, à parler dans le micro et à prendre en main les fonctionnalités de votre plateforme LMS (visio, partage d’écran, chat, etc.). Si certains rencontrent des difficultés techniques, aidez-les. Si vous attendez que quelques personnes puissent vous rejoindre, prévenez les autres. Une fois que tout le monde est opérationnel, présentez-vous et faites un tour de table des participants pour établir un premier contact commun, commencer à créer du lien et mettre vos interlocuteurs dans le bain. Bref, soyez attentif et réunissez d’entrée de jeu toutes les conditions pour éviter les risques d’isolement ou de décrochage dès le démarrage.

Étape 2. Rappeler précisément les objectifs, le déroulé pédagogique et les règles de la formation à distance

Poser le cadre est une partie importante lorsque l’on se retrouve à animer une formation à distance. Dès que tout le monde est prêt, vous ne devez donc pas commencer le cours immédiatement. Si vous voulez garantir une expérience optimale pour chacun, il est d’abord nécessaire de rappeler précisément les points suivants aux participants :

• les objectifs de la formation que vous dispensez ;
• le déroulé du programme pédagogique (contenu, organisation, durée, etc.) ;
• les règles communes à respecter par les apprenants (ne pas faire autre chose en même temps, signaler lorsque l’on veut intervenir, ne pas laisser son micro ouvert quand on ne parle pas, etc.).

D’autre part, n’hésitez pas à donner des conseils pour suivre la formation correctement derrière son écran et s’adapter aux spécificités du contexte virtuel.

Étape 3. Pratiquer un enseignement dynamique qui favorise l’interaction et encourage la participation

Animer une formation à distance est un exercice d’équilibre et de dosage. Pour amener les apprenants avec soi, il est nécessaire d’avoir une bonne structure. Plus votre enseignement et votre discours seront cadrés, moins votre audience sera perdue. En revanche, si vous vous contentez de dérouler des slides et de dispenser votre cours sur un ton monotone, le risque de décrochage augmentera. Ainsi, il faudra jongler habilement entre les phases essentielles de démonstration, les moments où vous solliciterez vos interlocuteurs pour créer de l’interaction et les instants où vous encouragerez à la participation spontanée. Les clés du succès pour garder tout le monde focus seront alors :

• votre capacité à apporter du dynamisme dans votre enseignement ;
• votre aptitude à alterner intelligemment la théorie, la pratique et le social learning ;
• votre faculté à gérer correctement le rythme de la formation.

Dans ce sens, bien qu’il soit agréable de vous écouter parler, vous ne devez pas monopoliser la parole. Il faudra aussi la donner au bon moment. Planifiez donc des pauses durant vos interventions pour proposer des activités qui amènent à la réflexion et à la collaboration (quiz, exercices d’application, jeux de rôle, travaux de groupe, etc.), demander aux stagiaires leur opinion sur un sujet, encourager les retours d’expérience, répondre aux interrogations ou encore ouvrir des débats en vous appuyant sur des remarques apparues dans le chat. Bref, faites en sorte que l’expérience d’apprentissage soit placée sous le signe de la discussion et d’une communication optimale entre tous. Par ailleurs, n’oubliez pas que le format virtuel vous offre de nombreuses possibilités pour capter l’attention de votre public. En prenant soin de ne pas vous éparpiller (car tout ce que vous mettez en place doit répondre à l’objectif défini en amont), vous pouvez notamment utiliser des éléments variés pour illustrer vos propos (texte, image, audio, vidéo, etc.), apporter de la gamification, partager votre écran, envoyer des documents, réaliser des sondages en direct et bien sûr exploiter les différentes fonctionnalités de votre plateforme LMS ou outil de visio (tableau blanc, pointeur, surligneur, etc.).

Étape 4. Synthétiser, évaluer, projeter et demander du feedback pour clôturer sa formation à distance

Bien animer une formation à distance, c’est aussi savoir conclure correctement. Vous ne pouvez pas terminer le programme et vous déconnecter sans réaliser quelques actions importantes. Tout d’abord, une fois que vous arrivez à la fin de vos explications et avez répondu à toutes les questions, faites une synthèse orale. Reformuler les idées principales et rappelez les points essentiels à retenir. Par la suite, faites une évaluation sommative pour mesurer les acquis et déterminer si les apprenants ont bien intégré les notions clés. Selon la situation, réexpliquez ce qui a mal été compris et donnez des pistes pour s’améliorer. Dans une logique de projection, vous pouvez également indiquer des ressources pour prolonger la montée en compétences et orienter vers des formations complémentaires éventuellement utiles pour les participants. Enfin, n’oubliez pas que l’animation d’une formation à distance peut être perfectionnée en continu pour offrir une expérience d’apprentissage optimale. Ainsi, la dernière chose à faire avant de dire au revoir aux participants est de leur demander du feedback pour que vous puissiez évaluer la satisfaction par rapport à la qualité et la pertinence du contenu pédagogique, l’adéquation avec les objectifs initiaux, le sentiment d’avoir acquis de nouvelles connaissances, la qualité de l’enseignement, l’organisation logistique, etc. Dans cette optique, vous pouvez faire un tour de table pour en discuter, mais faire remplir un questionnaire de satisfaction sera encore mieux si vous voulez analyser à froid.

Comment animer une formation à distance : le mot de la fin

Si vous êtes amené à animer une formation à distance, vous connaissez désormais la méthode complète pour y arriver brillamment. Chez Moortgat, nous sommes spécialistes de la création de dispositifs de montée en compétences en blended learning et en e-learning. Nous sommes aussi experts de la digitalisation des savoirs et du transfert de connaissances. Si vous souhaitez approfondir le sujet de l’animation d’une formation virtuelle ou vous perfectionner dans ce domaine, nous sommes donc évidemment bien placés pour vous répondre. Alors, n’hésitez pas à nous contacter pour en discuter !