Vous devez organiser une campagne d’entretiens d’évaluation des salariés, mais ne savez pas comment réaliser ces entrevues correctement ? Pas de panique ! De la programmation à la conclusion, en passant par le bilan des résultats et la fixation d’objectifs, nous reprenons pas à pas dans cet article les 7 grandes étapes de l’entretien d’évaluation individuel entre un manager et un collaborateur. Bref, suivez le guide pour mener efficacement ces rendez-vous traditionnellement annuels, mais désormais souvent semestriels ou trimestriels en entreprise !
1. Programmer l’entretien d’évaluation et informer son collaborateur
Comme tous les rendez-vous importants, l’entretien d’évaluation doit être officiellement fixé dans le planning des deux parties concernées. Minimum 15 jours avant le jour J, convenez donc de la date, de l’heure, de la durée et du lieu où se tiendra l’entrevue avec votre collaborateur. En tant que manager évaluateur, informez aussi au préalable le salarié des objectifs, du contenu, des modalités et du déroulement de l’entretien annuel, bisannuel, semestriel ou trimestriel. Pour que chacun arrive avec les idées claires, limitez et transmettez la liste des sujets abordés.
Afin d’être sur la même longueur d’onde, n’hésitez pas non plus à solliciter l’évalué sur ses attentes vis-à-vis de votre futur point ensemble. Enfin, faites comprendre à votre interlocuteur que :
● le but de l’échange sera d’analyser ses performances individuelles et son comportement au travail, de l’aider à se développer et de fixer ses nouveaux objectifs dans une optique de progression (et non de sanction) ;
● l’évaluation individuelle portera sur des critères professionnels, objectifs, neutres et transparents ;
● l’entretien prendra la forme d’une discussion constructive à double sens (et non d’un jugement hiérarchique descendant).
2. Préparer l’entretien d’évaluation pour être efficace le jour J
Pour réaliser un entretien d’évaluation constructif, il est important que chaque partie ait le temps de bien se préparer en amont du rendez-vous. Le fait de ne pas arriver les mains dans les poches optimisera la qualité de la discussion et permettra de se concentrer sur des éléments pertinents. Le travail préparatoire évitera aussi de déraper avec des propos inappropriés ou de s’étendre trop longtemps sur du hors-sujet. En ce sens, l’idéal pour être prêt le jour J consiste à réaliser les actions suivantes :
● reprendre le compte rendu du dernier entretien d’évaluation (ou la fiche de poste pour un nouvel arrivant) pour vérifier l’atteinte des objectifs fixés ;
● dresser la liste des points forts et des axes d’amélioration actuels de l’évalué ;
● noter les différentes questions à poser au collaborateur ;
● envisager des pistes de développement et de montée en compétences (formation, accompagnement, etc.) ou des perspectives d’évolution de carrière (nouvelles attributions, mutation, etc.) ;
● faire le point avec son N+1 et le service ressources humaines pour voir si les orientations imaginées sont possibles ;
● établir une grille d’évaluation et une trame d’entretien, puis envoyer ces documents au salarié concerné avec des explications pour qu’il puisse s’auto-évaluer suffisamment de temps avant l’entrevue.
3. Bien accueillir son collaborateur au début de l’entretien d’évaluation
Les entretiens d’évaluation professionnelle en face à face peuvent être source de stress pour les employés. En tant que manager, il est donc important de bien accueillir l’évalué pour le mettre à l’aise. Afin de créer des conditions optimales lors de l’entrevue, soyez ponctuel, chaleureux et 100 % concentré sur votre interlocuteur, instaurez immédiatement un climat de confiance, puis rappelez le déroulement, les objectifs et le contenu de l’entretien.
4. Écouter activement l’auto-évaluation, les remarques et les attentes des collaborateurs
La meilleure façon d’entamer la discussion lors d’un entretien individuel est de laisser la possibilité au salarié de s’exprimer en premier. En tant que manager, demandez-lui simplement de faire son auto-évaluation en argumentant ses propos. Faire son propre bilan lui permettra de devenir acteur et non spectateur lors du rendez-vous. Dans tous les cas, le collaborateur doit se sentir libre de pouvoir :
● donner son point de vue ;
● exprimer ses ressentis ;
● évoquer ses difficultés ;
● mettre en avant ses réussites ;
● communiquer sur ses attentes professionnelles ;
● etc.
De votre côté, soyez le plus empathique possible : ouvrez grand vos oreilles et faites preuve d’écoute active pour comprendre ce qu’il se passe dans la tête de votre interlocuteur, tout en enregistrant les remarques qu’il aura effectuées. Observez par ailleurs sa communication non verbale (ton, gestuelle, posture, etc.) pour lire entre les lignes. Prenez aussi évidemment des notes. Enfin, si vous voulez rebondir pour clarifier des éléments, utilisez des questions ouvertes pour ne pas influencer le discours de l’évalué et pratiquez la reformulation pour éviter les malentendus.
5. Faire un bilan des résultats obtenus et donner du feedback constructif pendant l’entretien individuel
Une fois que votre collaborateur a fini de s’exprimer, reprenez chaque point un par un et faites part de votre analyse de la situation en vous appuyant toujours sur des éléments factuels, précis, contextualisés et vérifiables. Le mieux est de partir des objectifs qui étaient fixés pour voir s’ils ont été atteints, et par conséquent si les attentes du poste ont été remplies. Si oui, comment ? Si non, pourquoi ?
Impartial, ce bilan des résultats obtenus permettra de mettre en lumière les compétences fortes et les axes d’amélioration du salarié, aussi bien sur le plan technique que comportemental. Évidemment, que vous soyez satisfait ou insatisfait du travail accompli et des aptitudes de votre interlocuteur, assurez-vous systématiquement qu’il comprenne bien ce que vous lui racontez. S’il n’est pas d’accord avec vos conclusions, il n’osera pas toujours le dire. Restez donc attentif ! Si vous percevez le moindre malaise, crevez immédiatement l’abcès avec tact et bienveillance.
De plus, n’oubliez pas que l’entretien d’évaluation est avant tout un dialogue entre deux professionnels qui visent les mêmes objectifs. En tant que supérieur hiérarchique, vous devez donc donner du feedback constructif (félicitations argumentées, proposition de développement, recadrage expliqué, etc.) à votre collaborateur… tout en étant réceptif aux retours effectués par ce dernier.
6. Fixer de nouveaux objectifs et des axes de développement au collaborateur évalué
Après l’analyse des résultats et l’évaluation des compétences, il faut maintenant fixer des objectifs à votre collaborateur pour la période suivante. Allez-vous lui confier plus de responsabilités en signe de reconnaissance ou réadapter ses missions suite à un bilan en dessous des espérances ? Là encore, ne partez pas dans un monologue, mais restez dans le dialogue pour formuler ensemble les nouveaux buts à atteindre et challenges à relever par votre interlocuteur. En pratique, l’utilisation de la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini) est efficace pour définir les objectifs. Néanmoins, ce qui compte vraiment reste :
● l’utilité des tâches confiées ;
● le degré de stimulation provoqué ;
● l’adéquation avec le poste occupé, le niveau du salarié et la stratégie d’entreprise.
Au-delà de la fixation d’objectifs, le développement du salarié est également un sujet à traiter lors de la conduite de l’entretien individuel. Pour favoriser l’épanouissement, le bien-être et l’investissement de l’employé évalué, discutez donc avec lui :
· de son intérêt pour son travail actuel ;
· de ses souhaits de montée en compétences ;
· de son projet professionnel ;
· des aspects sur lesquels il désire combler son manque de connaissances.
Ensemble, vous trouverez alors des solutions pour progresser (formation, tutorat, mentorat, coaching, etc.) ou changer de responsabilités (promotion, modification de poste, mobilité interne, etc.). Pour la question du salaire, restez à l’écoute, mais ne vous engagez pas sans l’aval de votre direction.
7. Transmettre un compte rendu de l’entretien d’évaluation au salarié concerné
Pour mener un entretien d’évaluation avec brio jusqu’au bout, la conclusion doit être soignée. Ainsi, finissez l’entrevue en faisant une synthèse avec votre collaborateur. Assurez-vous que tous les sujets ont été traités, puis remerciez votre interlocuteur pour son travail et ses feedbacks. Fournissez-lui ensuite un compte rendu d’entretien reprenant tous les points abordés ensemble (bilan des résultats, notation, nouveaux objectifs à atteindre, besoin de formation, plan d’action de développement des compétences et d’évolution professionnelle, rappel des prochaines étapes, etc.) et les engagements pris de chaque côté. Ce document transmis à la fin de l’entretien servira de feuille de route pour assurer un suivi régulier après le rendez-vous.
Le mot de la fin
Cet article vous a permis de comprendre les 7 étapes clés pour assurer la gestion des entretiens individuels d’évaluation ? Afin de maîtriser l’exercice face à chaque collaborateur, n’hésitez pas à approfondir vos compétences sur cet outil de management en suivant la formation e-learning « Entretien d’évaluation » développée par les experts de Moortgat. En matière de gestion des ressources humaines, notre module « Entretien professionnel » pourrait aussi vous intéresser.
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