Vous recevez de plus en plus de demandes de salariés voulant se mettre en télétravail depuis l’étranger ? Vous n’êtes pas spécialement contre l’internationalisation, mais avez peur d’être embarqué dans une situation ingérable ? Entre le frontalier qui souhaite rester à la maison quelques jours par semaine, le collaborateur qui désire passer en full remote pour s’installer à l’autre bout du monde ou encore l’employé qui se voit digital nomad pour changer de pays plusieurs fois par an, les cas de figure sont nombreux et nécessitent une approche spécifique. Comment gérer un salarié qui exerce ses missions en télétravail depuis l’étranger ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour garder la situation sous contrôle !
Maîtriser le cadre légal et administratif du télétravail depuis l’étranger
Personne ne peut décider de partir télétravailler à l’étranger sans l’accord de son employeur. Selon les situations, le télétravail à l’international d’un collaborateur impliquera le respect de certaines règles pour l’entreprise. S’il souhaite effectuer ses missions professionnelles depuis un autre pays, votre employé doit vous avertir pour que vous puissiez vous renseigner. Si vous donnez votre feu vert, il faudra alors prendre vos dispositions. Gérer correctement un salarié nomade commence donc par une maîtrise du cadre légal et administratif auquel se conformer.
Faut-il des autorisations particulières pour télétravailler depuis l’étranger ?
En matière de télétravail à l’étranger, il y a actuellement un flou juridique. Tant que sa présence ne dépasse pas la durée maximale autorisée pour un séjour touristique, votre collaborateur sera généralement libre d’effectuer ses missions professionnelles depuis son pays d’accueil. Par exemple, un citoyen de l’Union européenne (UE) peut télétravailler sans condition jusqu’à trois mois depuis n’importe quel État membre de l’Espace économique européen (EEE).
En revanche, si votre employé a l’intention de rester plus longtemps sur place, vous devrez vérifier la législation locale avant de donner votre accord. Même si certains pays ont déjà créé des visas spécifiques pour les digital nomad longue durée, les démarches administratives pour être en conformité ne seront pas toujours aussi simples. Un télétravailleur à l’étranger n’est ni un salarié détaché ni un travailleur local. Son droit à l’immigration dépendra donc des règles en vigueur dans la destination choisie.
Quelle protection sociale pour un salarié travaillant depuis un autre pays ?
Sauf en cas d’accord international ou d’une situation de détachement professionnel permettant de déroger à ce principe, un salarié qui télétravaille depuis l’étranger sera assujetti à la sécurité sociale de l’État dans lequel il est majoritairement présent pour exécuter ses missions. Renseignez-vous au préalable, mais en tant qu’employeur, vous pourriez donc avoir diverses démarches à effectuer comme :
- immatriculer votre salarié nomade au régime de sécurité sociale local ;
- établir des bulletins de salaire conformes à la législation sociale du pays d’accueil ;
- vérifier que les garanties de protection sociale complémentaire (mutuelle santé et assurance prévoyance) fonctionnent en cas de télétravail à l’international ;
- etc.
Pour les séjours moins longs, c’est le régime français qui reste normalement applicable. Contrôlez néanmoins toujours la durée de présence de votre collaborateur dans son pays de destination et l’existence éventuelle de règlements ou conventions dérogatoires. Par exemple, si l’employé concerné habite dans un État frontalier et souhaite parfois télétravailler depuis son domicile, soyez vigilant au nombre de jours accordés par semaine, ainsi qu’aux règles d’affiliation sociale applicables dans son pays de résidence.
Quelles contraintes fiscales si l’entreprise possède des employés en télétravail depuis l’étranger ?
Sauf si une convention fiscale l’exonère de ses obligations, votre collaborateur doit déclarer et payer son impôt sur le revenu dans le pays où il a établi sa résidence. S’il travaille en full remote (100 % télétravail) et s’installe à long terme dans un État, il sera donc probablement soumis aux règles locales de fiscalité. Côté employeur, cette situation impactera votre gestion de la paie et du prélèvement à la source.
Mais ce n’est pas tout ! Si le télétravail s’éternise dans un pays, la présence durable de votre salarié pour exercer son activité professionnelle risque de générer la reconnaissance d’un établissement stable. Sous certaines conditions, votre entreprise deviendra donc elle-même imposable du fait de l’existence d’une installation fixe d’affaires.
Comment s’applique le droit du travail pour les collaborateurs nomades ?
En général, le droit français s’applique si le contrat de travail d’un collaborateur nomade est principalement exécuté en France. En revanche, à quelle législation est assujetti un salarié qui passe la majorité de son temps de travail depuis un pays étranger ? Tant que le télétravail s’effectue au sein de l’UE (excepté au Danemark), le règlement Rome I laisse normalement la liberté de choisir la loi française ou celle de l’État depuis lequel votre employé exerce habituellement son activité professionnelle. En dehors de l’UE, renseignez-vous selon la destination en question.
Par ailleurs, sachez que pendant les jours de télétravail à l’étranger, ce sont les règles d’ordre public du pays où les missions sont exercées qui s’appliquent. Nous parlons ici de la durée du travail, du salaire minimum, des obligations de santé et de sécurité des travailleurs, etc. Informez-vous, car un employeur est tenu de garantir le respect de bonnes conditions de travail. Dans un contexte de pandémie mondiale où les mesures sanitaires varient d’un endroit à l’autre, cette responsabilité demande encore plus de vigilance.
Anticiper les contraintes organisationnelles et logistiques du télétravail depuis l’étranger
Outre le cadre légal et administratif, le télétravail à l’étranger implique des contraintes d’ordre organisationnel et logistique. Les principales concernent les horaires de travail, les frais de déplacement et l’équipement informatique. Pour gérer un salarié nomade avec brio, vous devez anticiper ces différentes problématiques.
Comment définir les horaires de travail d’un salarié nomade ?
En principe, un télétravailleur doit exercer son activité professionnelle sur les mêmes plages horaires que celles qui sont imposées en présentiel. La distance ne change rien au fait que le salarié doit être joignable sur son temps de travail pour maintenir une bonne communication avec son manager, ses collègues, des clients, des partenaires externes, etc.
En revanche, il a aussi le droit à la déconnexion. Cela signifie qu’en dehors des heures de travail, un collaborateur n’est pas tenu de se rendre disponible pour son employeur. Cependant, quand le télétravail est effectué depuis un pays lointain, le décalage horaire peut compliquer le travail en équipe. Il conviendra alors de trouver un arrangement avec la personne concernée pour que sa situation géographique éloignée ne compromette ni l’organisation collective ni le droit à la déconnexion.
Comment gérer les frais de déplacement d’un collaborateur qui télétravaille depuis l’étranger ?
En tant qu’employeur, vous n’avez aucune obligation de financer les voyages qui relèvent d’un choix personnel du collaborateur nomade. En revanche, à partir du moment où vous avez accepté que votre salarié soit en télétravail depuis l’étranger, il faudra régler les frais de déplacement si vous le rapatriez pour une urgence ou pour un événement ponctuel qui nécessite absolument sa présence physique. Bien sûr, tant que l’utilisation des outils de visioconférence vous convient pour les rendez-vous professionnels, les réunions ou les formations, privilégiez cette solution. Ce sera plus économique et plus pratique.
Comment bien équiper un employé qui télétravaille à l’international ?
On entend souvent que pour télétravailler depuis l’étranger, il faut juste un ordinateur portable et une bonne connexion internet. Cette affirmation est incomplète. Afin d’effectuer correctement son travail en étant dans un autre pays, un collaborateur nomade aura besoin d’être équipé avec du matériel informatique adapté et fonctionnel, mais aussi parfois d’accéder à des outils internes, des logiciels payants, des documents confidentiels, etc.
En matière de logistique et d’équipement, la gestion d’un salarié éloigné géographiquement peut donc s’avérer lourde et compliquée. Pour surmonter cette problématique en tant qu’employeur, réfléchissez alors en amont à la manière dont vous allez prendre en charge les contraintes suivantes :
- la mise à disposition de matériel fiable et protégé ;
- la sécurisation des connexions à distance ;
- l’accès aux applications ou sites web bloqués dans certains pays ;
- l’achat de licences logicielles supplémentaires ;
- la souscription d’une assurance contre le piratage :
- la mise à jour régulière des outils fournis ;
- le remplacement des équipements défectueux ;
- etc.
Les 4 clés du succès pour gérer un salarié nomade au quotidien
Le télétravail depuis l’étranger requiert un management particulier. Il faut être souple mais rester rigoureux, faire preuve à la fois d’anticipation et de réactivité ou encore octroyer sa confiance sans perdre le contrôle. Comment y arriver face à tant de paradoxes ? Découvrez les 4 clés du succès pour gérer un salarié nomade au quotidien !
1. Clarifier les règles de l’entreprise en matière de télétravail depuis l’étranger
Un supérieur hiérarchique ne peut pas contrôler à 100 % un salarié situé à l’étranger. La meilleure solution pour s’assurer du sérieux d’un collaborateur nomade est donc de clarifier au préalable :
- les conditions sous lesquelles il est autorisé à exercer son activité professionnelle depuis un autre pays ;
- le cadre règlementaire à respecter pendant son temps de travail à distance ;
- les moyens mis à sa disposition pour qu’il puisse remplir ses missions malgré l’éloignement géographique.
Dans votre approche, il faudra trouver un équilibre entre fermeté et souplesse. Ne pas pouvoir superviser comme en présentiel ne doit pas impliquer l’instauration de règles ultra rigides. Si vous vous y prenez de manière peu accommodante, vous risquez de frustrer votre employé et d’obtenir l’inverse de ce que vous voulez. En matière de télétravail depuis l’étranger, la responsabilisation sera au contraire plus adaptée. Dès lors que le salarié comprend les attentes de l’entreprise et accepte de ne pas franchir les limites fixées, faites-lui confiance. Il sait très bien qu’en ne respectant pas ses engagements, vous pouvez lui retirer son privilège.
2. Instaurer un management par le résultat axé sur des objectifs précis, réalistes et mesurables
Pour avoir une meilleure visibilité sur l’activité d’un collaborateur en télétravail depuis l’étranger sans devoir exercer un contrôle permanent sur lui, mettez en place un management par le résultat. Concrètement, l’idéal est de déterminer ensemble les objectifs à atteindre sur une période donnée. Si vous voulez que votre salarié nomade gagne en autonomie et en productivité, ces objectifs doivent être précis, réalistes et mesurables.
Par ailleurs, pour ne pas perdre le fil, n’oubliez pas d’instaurer un système de reporting régulier des réalisations de votre employé à distance. Une fois par semaine est en général suffisant. Cela vous permettra de suivre efficacement l’avancement des projets, tout en comprenant s’il faut intervenir ou non pour recentrer les tâches à effectuer.
3. Mettre en place une communication à distance régulière et qualitative
Maintenir une communication régulière avec un collaborateur en télétravail à l’étranger est primordial. Avec la distance, il est difficile pour les managers de superviser en continu, mais aussi d’évaluer le bien-être professionnel d’un salarié nomade. Si vous voulez entretenir sa motivation et sa productivité, il est donc important de trouver le moyen de discuter fréquemment avec lui. Vous pourrez ainsi :
- appréhender la manière dont il gère son activité ;
- comprendre ses besoins en matière de conditions de travail ;
- jauger son épanouissement professionnel ;
- donner vos feedbacks ;
- transmettre les informations essentielles.
Pour les échanges quotidiens, l’utilisation des e-mails et des services de messageries instantanées suffira amplement. N’en abusez quand même pas pour communiquer sur tout et n’importe quoi. Soyez qualitatif ! En ce qui concerne les sujets importants, organisez des points téléphoniques ou des visioconférences. Par exemple, vous pouvez planifier une réunion hebdomadaire de ce type avec votre employé nomade pour parler de son travail, mais également de ses satisfactions et ses préoccupations.
4. Entretenir le sentiment d’appartenance à l’entreprise du salarié nomade
Si vous voulez maintenir la cohésion au sein de vos équipes, vous devez tout mettre en œuvre pour que les salariés nomades ne se sentent pas isolés. Dans ce sens, si un collaborateur est en télétravail depuis l’étranger, entretenir son sentiment d’appartenance à l’entreprise apparait comme une mission de la plus haute importance. Pour cela, commencez par l’informer régulièrement des actualités et des changements internes.
Mais ce n’est pas tout ! Il faut trouver le moyen de favoriser le lien social malgré la distance. L’organisation de réunions collaboratives par visioconférence, de formations e-learning en groupe ou d’e-événements entre collègues sont des exemples de pratiques qui répondront à cette problématique. Le déploiement d’un réseau social d’entreprise pour échanger sur divers sujets est une autre solution pertinente.
Télétravail depuis l’étranger : le mot de la fin
Grâce à cet article, vous savez désormais comment gérer un salarié en télétravail depuis l’étranger. Néanmoins, si vous devez manager une équipe composée de plusieurs collaborateurs nomades, une capacité à accompagner le changement et des qualités de leader communicant seront indispensables à la réussite de votre mission.
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