En tant que chef d’équipe, vous devez gérer des télétravailleurs ou des employés dispersés sur plusieurs sites ? Habitué à coordonner vos troupes en présentiel, vous n’avez pas encore les clés du management à distance ? Si vous souhaitez faire face à la problématique de l’éloignement, la solution consiste à trouver l’équilibre entre encadrement et confiance pour piloter avec agilité. Comment manager efficacement dans un contexte en distanciel ? Découvrez-le immédiatement.
L’encadrement de l’équipe comme base du management à distance
Le management à distance est un exercice délicat. En effet, avec des collaborateurs dispersés à plusieurs endroits, le contexte change : on perd la proximité physique qu’il existe lorsque l’on doit gérer une équipe en présentiel.
Pour pouvoir coordonner les actions et avancer collectivement malgré l’éloignement géographique, il devient alors plus qu’essentiel de poser un cadre de travail clair, engageant et stimulant pour tout le monde. En ce sens, voici les 3 leviers qu’utilisent les meilleurs leaders dans cette situation.
1. Clarifier les objectifs, les rôles et le champ d’action de chaque membre de l’équipe
Manager une équipe à distance devient toujours plus simple quand chaque collaborateur comprend exactement :
- son rôle ;
- son périmètre d’intervention ;
- le pourquoi et le comment des tâches qui lui sont confiées.
En effet, dans un contexte de télétravail ou dans un environnement multisite, l’autonomie est décuplée. Les incompréhensions et le manque de sens peuvent donc rapidement apporter une confusion fatale au bon déroulement des opérations. C’est la raison pour laquelle les missions doivent être minutieusement précisées et expliquées. Oui, il est primordial de fixer des objectifs collectifs et individuels clairs. En matière de gestion de projet, mettez notamment l’accent sur :
- les buts à atteindre (stratégiques et opérationnels) ;
- les attentes envers les individus concernés ;
- les jalons à respecter ;
- la place de chacun dans la réalisation collective.
2. Instaurer un cadre organisationnel adapté et optimisé pour le travail collaboratif à distance
Dans un environnement de travail à distance, le rôle du manager est aussi de structurer un mode de fonctionnement permettant de collaborer efficacement malgré l’éloignement et les éventuelles différences culturelles. Pour bien coordonner une équipe dans ce contexte, il est alors nécessaire de s’accorder avec les collaborateurs sur :
- les plages horaires au cours desquelles il faut rester joignable (adaptable selon les zones géographiques et les éventuels décalages horaires) ;
- les règles de bonne conduite à respecter entre collègues ;
- les méthodes de travail et les process à suivre au quotidien ;
- les outils de communication (e-mail, téléphone, messagerie instantanée, visioconférence, réseaux sociaux, etc.), de gestion de projet, de partage de documents ou autres à utiliser dans le cadre du travail d’équipe ;
- etc.
Évidemment, un manager performant à distance sait faire preuve de pédagogie pour accompagner son équipe dans la prise en main des outils et méthodes de travail mis en place. En tant que leader, vous avez donc intérêt à entrer dans une logique de conduite du changement pour aider les personnes dont vous avez la responsabilité à s’adapter au nouveau système organisationnel. Ce comportement favorisera :
- la qualité de vie au travail ;
- la prévention contre certains risques psychosociaux.
3. Créer un environnement de travail à distance qui favorise l’engagement individuel et collectif
En distanciel, l’encadrement passe enfin par dessiner les contours d’un environnement de travail favorisant l’engagement individuel et collectif. Dans cette optique, vous devez notamment :
- stimuler la collaboration ;
- animer la vie de groupe ;
- booster l’esprit d’équipe ;
- maintenir les liens sociaux ;
- encourager le partage ;
- etc.
Votre défi est de faire en sorte que des collaborateurs éloignés physiquement pensent « nous » avant de penser « je ». Ainsi, voici quelques techniques de management à distance pour favoriser les comportements participatifs, inclure tout le monde dans la bonne dynamique collective et donner envie à chacun d’avancer ensemble :
- créer des binômes pour réaliser certaines tâches ou se former mutuellement ;
- mixer les équipes pour développer le travail transversal et l’intelligence collective ;
- organiser des e-événements pour fédérer le groupe et renforcer la cohésion d’équipe ;
- être juste et impartial pour gérer les conflits, confier des responsabilités ou autres ;
- etc.
Faire confiance aux collaborateurs : une attitude indispensable pour une meilleure gestion d’équipe à distance
Encadrer, ce n’est pas jouer à l’inspecteur ou au petit chef. En entreprise, fliquer ou espionner les membres de son équipe au quotidien est un comportement contre-productif poussant à la démotivation. Les pratiques managériales oppressantes et infantilisantes sont donc à bannir. Avec l’éloignement, cela est encore plus vrai, puisqu’il est quasiment impossible de surveiller tout le monde à longueur de journée.
Ainsi, si vous voulez exercer un management à distance efficace, acceptez de lâcher le contrôle. Pour motiver son équipe dans un tel contexte, la bonne attitude est de développer des relations de travail fondées sur la confiance. Au lieu d’essayer de connaître les moindres faits et gestes de vos collaborateurs, choisissez de responsabiliser ces derniers.
Bien manager et conduire une équipe passera alors par accorder de l’autonomie et de la liberté à chacun pour réaliser ses missions et atteindre les objectifs fixés au sein du cadre posé.
En management à distance, faire confiance ne signifie pas être absent
Attention, la confiance n’est pas synonyme d’absence. Pour diriger une équipe composée de télétravailleurs et d’individus éparpillés sur plusieurs sites, il faut garder le lien relationnel et la dimension humaine. La discussion est essentielle pour animer et motiver le groupe. En tant que bon manager à distance, ne fuyez donc surtout pas le contact.
Restez bien présent pour accompagner et épauler les personnes dont vous avez la charge. Nous ne parlons évidemment pas d’interruptions intempestives toutes les 5 minutes, mais d’une communication efficace, qualitative et bienveillante autour :
- de reportings hebdomadaires ;
- de feedbacks constructifs ;
- de messages d’encouragement ou de remerciement ;
- de diffusion d’informations clés ;
- d’entretiens par visio pour mesurer le moral des collaborateurs ;
- etc.
Dans tous les cas, faites preuve de disponibilité, d’écoute active, d’assertivité et d’intelligence émotionnelle durant vos échanges. Plus vous adopterez une posture de manager-coach, plus vous deviendrez un leader inspirant capable de prendre du recul pour développer le potentiel et les performances de chacun malgré l’éloignement physique.
Bref, en utilisant ce style de management à distance, vous donnerez un sentiment de proximité à vos équipes, sans pour autant étouffer les gens.
Management à distance : le mot de la fin
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