Vous avez tendance à vous éparpiller quand vous menez un entretien annuel d’évaluation ? Vous trouvez que vos collaborateurs ne sont pas assez impliqués lors de ces entrevues individuelles ? Réduisant l’efficacité de l’exercice, ce genre de problème vient généralement d’un manque de compréhension des enjeux. En effet, si vous ne savez pas appréhender correctement les finalités d’un entretien annuel d’évaluation en tant que manager, vous peinerez à poser son cadre et risquez de basculer dans le hors-sujet. Les salariés auront donc des difficultés à intégrer précisément le but du rendez-vous. Finalement, tout le monde aura le sentiment de perdre son temps. Vous voulez que chacun assimile les objectifs de l’entretien d’évaluation en amont de la discussion ? Vous aimeriez observer des changements positifs et durables après avoir fait le point ? Clarifions immédiatement les grands enjeux de ce fameux tête-à-tête pour que vous puissiez en tirer toute sa quintessence !
1er enjeu de l’entretien annuel d’évaluation
Mesurer l’efficacité du salarié dans son travail
Un entretien annuel d’évaluation sert à vérifier qu’un salarié effectue correctement son travail et répond aux attentes placées en lui. Le premier enjeu de cet exercice est donc de mesurer la performance et d’apprécier le niveau du collaborateur évalué.
Évaluer l’atteinte ou non des objectifs individuels
Lors d’un entretien annuel d’évaluation, la priorité est de mesurer les résultats du collaborateur par rapport aux objectifs fixés. A-t-il réussi à remplir ses missions ? A-t-il échoué sur certains points ? A-t-il dépassé les attentes ? Pour que l’exercice soit constructif, l’idéal est que chaque partie se prépare en utilisant la même grille d’évaluation en amont du rendez-vous. Au moment de l’entrevue, le salarié pourra alors commencer par présenter son auto-évaluation. Le supérieur donnera ensuite son feedback. Ce bilan de performance n’est donc pas à sens unique. L’analyse se fait ensemble.
Si les objectifs individuels ont été atteints par le collaborateur, il est important de valoriser les succès. Il faut également réfléchir à ce qui a bien fonctionné et identifier les éléments qui ont favorisé la réussite. À l’inverse, en cas d’échec dans certaines missions, il est essentiel de s’interroger sur ce qui a coincé afin de corriger le tir à l’avenir. Les raisons peuvent être multiples :
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objectifs mal définis ;
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compétences manquantes ;
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freins externes ;
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moyens insuffisants ;
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etc.
Parfois, les deux protagonistes ne sont pas sur la même longueur d’onde. En tant que supérieur hiérarchique, vous devez éviter les conflits. Si vous êtes en désaccord avec votre interlocuteur, faites plutôt preuve de pédagogie en replaçant les choses dans leur contexte. Des outils de visualisation comme des schémas, des graphiques ou des statistiques vous permettront notamment de commenter ensemble les résultats en vous appuyant sur des éléments factuels.
Évaluer la capacité du collaborateur à remplir ses missions
Durant l’entretien annuel d’évaluation, l’efficacité du salarié dans son travail ne se mesure pas uniquement à travers les résultats bruts obtenus. Il faut se détacher des objectifs fixés pour apprécier plus globalement la capacité à remplir les missions confiées. Concrètement, il est nécessaire de prendre du recul pour se demander si le collaborateur évalué dispose toujours des compétences techniques, comportementales, managériales ou même linguistiques indispensables à l’exercice de ses fonctions. Les critères pris en compte dans l’analyse ne doivent pas porter sur des jugements personnels, mais seulement être liés à la productivité de l’employé.
En effet, même si un salarié a passé un processus de recrutement ou démontré des aptitudes solides pour obtenir un poste, il faut rester vigilant. Face à un contexte interne et un environnement externe qui évoluent, les remises à niveau ou les changements d’approche font partie intégrante de la vie professionnelle. Faire le point sur les facilités et les difficultés individuelles de l’évalué permet ainsi d’identifier de manière objective :
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ce qu’il est capable de réaliser sans problème ;
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ce qu’il doit modifier pour être plus performant ;
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ce qu’il doit améliorer pour combler ses lacunes ;
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ce qu’il doit commencer à changer pour ne pas se retrouver dépassé.
2ème enjeu de l’entretien annuel d’évaluation
Fixer les nouveaux objectifs à atteindre par le collaborateur
Après avoir dressé le bilan individuel de performance sur l’année écoulée, le deuxième enjeu de l’entretien annuel d’évaluation est de se projeter vers l’avenir. En collaboration avec le salarié, il faut alors fixer les nouveaux objectifs personnels à atteindre.
Déterminer des objectifs professionnels clairs et précis pour la période suivante
Fixer de nouveaux objectifs au collaborateur et définir un plan d’action pour les atteindre font partie des enjeux majeurs de l’entretien annuel d’évaluation. En règle générale, cette étape découle automatiquement de l’examen des résultats obtenus sur la période qui vient de se terminer. S’ils sont positifs, les résultats de l’année N deviennent très souvent les objectifs minimum à remplir en N+1. En cas de non-réussite, une réadaptation des objectifs peut être envisagée. C’est notamment pour cela qu’il faut prendre le temps d’analyser ensemble les éléments qui ont favorisé les succès ou entrainé les échecs.
En effet, si un événement rare ou une conjoncture ultra-favorable a permis de booster les performances du salarié, celui-ci pourrait avoir du mal à reproduire les mêmes accomplissements dans le futur. À l’inverse, si un contexte exceptionnel a ruiné ses chances de performer, l’employé n’aura pas pu montrer son vrai niveau.
En tant que manager, vous devez tenir compte de ces éléments pour définir avec votre collaborateur des objectifs adaptés à la situation. Pour que ces derniers soient clairs et précis, vous pouvez les déterminer en utilisant la méthode SMART. Celle-ci se base sur les indicateurs suivants :
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Spécifique ;
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Mesurable ;
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Ambitieux, atteignable et acceptable ;
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Réaliste ;
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Temporellement défini.
Enfin, n’oubliez pas que les objectifs individuels fixés rentrent toujours dans une logique collective. Chaque employé reçu en entretien annuel d’évaluation doit donc impérativement repartir en sachant pourquoi sa réussite personnelle est importante pour l’entreprise. Cela donnera du sens à sa mission.
Définir des objectifs de montée en compétence dans une logique d’amélioration continue
Outil de soutien à la performance, l’entretien annuel d’évaluation sert à faire le point sur les aptitudes professionnelles du salarié évalué. Quel que soit le travailleur, rester dans une logique d’amélioration continue est essentiel pour exercer son métier correctement. Ainsi, après avoir mis en lumière les facilités et les difficultés qu’éprouve votre collaborateur sur son poste, utilisez l’entrevue pour réfléchir ensemble à des objectifs de montée en compétence.
Cette nécessité de perfectionnement répond parfois à un besoin de remise à niveau, mais pas uniquement. Le but est aussi de se préparer aux évolutions (voire aux révolutions) qui impacteront la manière d’exercer une fonction. Ces futures transformations peuvent être liées à :
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des progrès techniques et technologiques ;
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de nouvelles méthodes d’organisation ;
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des changements stratégiques ;
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des bouleversements dans l’environnement de l’entreprise ;
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etc.
Par exemple, les dirigeants qui avaient anticipé l’essor du télétravail ont pu profiter d’un entretien annuel d’évaluation passé pour demander à leurs cadres de se former à la gestion d’équipe en distanciel. Les managers qui avaient acquis ce type de qualifications ont forcément été moins déstabilisés que les autres lorsque la tendance du travail à distance s’est accélérée pendant la crise de la Covid-19.
3ème enjeu de l’entretien annuel d’évaluation
Contribuer au bon développement du salarié dans l’entreprise
Normalement, la gestion de carrière est un sujet abordé lors de l’entretien professionnel obligatoire et non pendant l’entretien d’évaluation. Néanmoins, les souhaits d’évolution et les besoins en formation d’un salarié sont étroitement liés à l’analyse de sa performance individuelle. Le troisième enjeu de l’entretien annuel d’évaluation est donc bien de favoriser un bon développement du collaborateur au sein de l’entreprise.
Faire le point sur le projet professionnel du collaborateur
Même si l’objectif principal d’un entretien annuel d’évaluation reste de dresser un bilan des résultats du collaborateur sur l’année écoulée, il n’est pas rare que le salarié évalué souhaite profiter de ce moment privilégié pour évoquer ses perspectives d’évolution. En effet, si ce dernier s’est montré très efficace dans son travail, il estime peut-être mériter une promotion ou au moins plus de responsabilités. À l’inverse, une personne qui sous-performe peut vouloir discuter d’un éventuel réajustement de ses missions.
Soyez donc vigilant ! Esquiver le sujet peut être perçu comme un manque de considération et devenir source de frustration pour l’employé qui désire en parler. Un salarié trouvant son poste sous-dimensionné, ayant l’impression de faire le travail d’un autre ou n’étant pas à l’aise avec les tâches confiées cherchera probablement des solutions externes si vous ne lui proposez rien. Au lieu d’attendre l’entretien professionnel obligatoire, anticipez donc plutôt en consacrant une partie de l’entrevue au projet de votre interlocuteur.
Faire le point sur le projet professionnel du collaborateur
Pour cela, créez un climat de confiance et restez à l’écoute pour comprendre la situation que vise votre collaborateur dans un horizon de 6 mois, 1 an, 5 ans, etc. Bref, cernez son plan de carrière pour estimer ce qui est réalisable en matière de mobilité interne. Certains objectifs de montée en compétence vont d’ailleurs être déterminés en fonction de cette discussion. Par exemple, si un employé espère prendre un poste qui nécessite d’échanger avec des partenaires étrangers, il devra d’abord améliorer son anglais (voire d’autres langues) si son niveau est insuffisant.
Écouter les attentes du salarié en matière de rémunération et de conditions de travail
Au-delà d’émettre le souhait d’évoluer professionnellement, un collaborateur peut être amené à vouloir négocier sur d’autres aspects lors de l’entretien annuel d’évaluation. Par exemple, un employé qui s’est montré performant tentera souvent d’obtenir une augmentation de salaire. Même si vous pensez que ce n’est pas le bon moment pour aborder cette question, il faut vous y préparer. Parmi les demandes qui reviendront, vous trouverez aussi :
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la volonté de télétravailler ;
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la nécessité d’avoir de meilleurs outils à disposition ;
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l’amélioration des conditions de travail et du bien-être dans l’entreprise ;
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etc.
En tant que manager, vous devrez encore une fois rester à l’écoute des revendications et être prêt à évoquer les différents sujets. Vous ne pourrez pas répondre favorablement à toutes les requêtes (ni peut-être même prendre des décisions sans l’accord de votre direction), mais le minimum sera d’être ouvert à la discussion si vous voulez fidéliser vos équipes. Comprendre le but de ces sollicitations est important, car elles sont parfois le signe d’un sentiment de manque de reconnaissance, de problèmes d’intégration, de tensions entre collègues, de stress, d’épuisement, etc.
Quatrième enjeu de l’entretien annuel d’évaluation | Appréhender les tendances qui se dégagent au sein des équipes
L’entretien annuel d’évaluation est également un excellent outil RH. Son quatrième enjeu est donc plus global : appréhender les tendances qui se dégagent dans l’entreprise pour prendre les bonnes décisions en matière de gestion et développement du capital humain.
Alimenter la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
Permettant de mesurer les performances et les compétences de chaque collaborateur, les entretiens annuels d’évaluation sont une véritable mine d’informations. En analysant globalement les renseignements obtenus lors de ces rendez-vous, il est possible d’identifier précisément les forces en présence et les manques à pallier dans l’entreprise. Si vous réalisez ce travail, vous aurez alors une cartographie claire et fiable du potentiel de vos équipes.
Dans une logique de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), cette exploitation de données mettra en lumière les besoins en formation et les profils à recruter pour répondre aux exigences stratégiques, mais également s’adapter au changement. La remontée d’informations auprès du service formation s’avèrera aussi cruciale pour déterminer les sujets sur lesquels il convient d’organiser des parcours collectifs et ceux qui nécessitent des cursus personnalisés.
Comprendre les dysfonctionnements pour rendre la vie d’entreprise plus agréable
L’un des enjeux de l’entretien annuel d’évaluation est d’obtenir des feedbacks sur le bien-être des collaborateurs au travail. Si des problèmes sont mentionnés trop souvent lors de ces rendez-vous individuels, cela signifie qu’il y a des changements à prévoir pour régler les dysfonctionnements et rendre la vie plus agréable en interne. Au-delà de pousser à chercher des solutions au cas par cas, ce signal d’alerte est aussi l’occasion de réfléchir à l’optimisation de certaines procédures, voire à des modifications plus profondes dans le fonctionnement global de l’entreprise.
Entretien annuel d’évaluation : le mot de la fin
Grâce à cet article, vous êtes désormais en mesure d’appréhender les grands enjeux de l’entretien annuel d’évaluation. Néanmoins, cette prise de conscience n’est que la première étape. Mener ce type d’entrevue en tant que supérieur hiérarchique ne s’improvise pas. Pour aborder le rendez-vous correctement et établir un dialogue constructif avec votre interlocuteur, vous devez aussi apprendre à maitriser les codes de l’exercice.
Dans ce sens, Moortgat propose un module de formation complet en blended learning sur la préparation et la conduite d’un entretien d’évaluation. N’hésitez donc pas à nous contacter si vous avez des projets de montée en compétence sur le sujet. Nous serons ravis de vous accompagner.
Parlons de vos objectifs de formation !
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